内部監査の緊張をほぐす方法がわかる
「内部監査は緊張して嫌なんだよなあ」と困っていませんか？
こういう疑問に答えます。
本記事のテーマ
- ①内部監査は緊張する
- ②緊張をほぐす方法
- ③事務局の補佐で緊張はほぐれる
①内部監査は緊張する
監査される側は当然緊張する
当然ですよね。評価されるし、何を指摘されるかわからないし、変なことは言いたくないですから。
平静を装っていたり、鈍感で緊張していない雰囲気があったとしても、内心は不安や緊張があります。
監査する方はもっと緊張する
意外とケアされないのですが、監査質疑する方はもっと緊張します。いろいろ緊張する理由があります。
- 平の自分が役職者を監査するのはしんどい
- 役職が低い監査リーダでも、監査をリードしていくのはしんどい
- 失礼があったらどうしよう。でもある程度はつっこんだ質疑しないといけないし
- 悪い評価つけて、相手が怒ったらどうしようとか
- 変な質疑して、相手が困ったらどうしようかとか
- 監査中、変な空気が流れて雰囲気が悪くなったらどうしようとか
- 監査質疑の正解がないし
- 監査のベテランや先生がいるわけではないし
- 監査なんてできて当たり前と思われているし
こんな緊張する思いで、監査質疑しないといけないので、監査質疑をやりたい人はほとんどいません。
緊張する嫌な仕事であると、言わない方が、知らぬが仏で監査質疑を引き受けてくれるかもしれません。
見習い監査員だけは緊張しない
記録係の見習い監査員だけは、雑用係として、緊張なく、淡々とできるでしょうね。
内部監査はみんな緊張します。
②緊張をほぐす方法
実務経験上、緊張をほぐす方法を3点挙げます。
- 監査側は開始直前に監査場所に入る
- 監査中は監査される側に主導権を渡す
- 監査のベテランを入れる
監査側は開始直前に監査場所に入る
開始直前30分前から、入って監査の準備や文書を並べて、監査する気まんまんな監査員がたまにいます。監査される側にとって、威圧でしかありません。
監査は監査される側の考えや答えを聞くのがメインなので、監査される側が答えやすい環境を先に作ってもらう方がよいでしょう。
「会議室を監査側が予約したので、先に準備しておきました！」とか、
「相手が目上なので、先に準備しました！」
の配慮は逆効果です。
開始5分前で十分です。
「○○です。今日はよろしくお願いします。」
の挨拶で十分です。
監査される側が、相当気合をいれて監査室を準備するときがあります。
・15人くらい同席して、
・関連文書ファイルが50くらい机上に並べるとか、
・逆に、監査側は２名しかいないとか
監査される側から威圧されてしまいますが、監査質疑の主導権は監査側にあるので、落ち着いて質問しましょう。
監査中は監査される側に主導権を渡す
監査質疑の内容は、監査側に主導権がありますが、監査の回答にじっくり時間をかけてあげてください。監査される側の考えや思いをたくさん引き出すことが重要です。
「ゆっくりでＯＫです。時間の速い遅いは監査評価に関係ありません」
と笑顔で伝えましょう。
端的に回答できることも大事ですが。そうでなく、回答に時間を要したり、監査される側どうしで討議して答えを出すこともあります。
回答に時間がかかるときに、その部門がどのように意思決定するかの様子を観察しましょう。メンバーが調整して協議する点は、有効性があるかどうかを評価するチャンスになります。
監査時間は限られているが、時間がかかる場合は全部監査しなくてもいい。
その部門の意思決定フローをじっくり観察して評価しましょう。
監査のベテランを入れる
監査のベテランとは、
・10回以上経験
・品質管理5年以上経験
・品質管理の顔として知られている
・各部門長の年齢と同等かそれ以上
の人を言います。
監査経験が少ない場合や、クセのある人がいる部門の場合などは、ベテランを補佐員として監査に同席してもらいましょう。
監査が緊迫したり、中断しそうになったら、ベテランに頼んで立て直してもらいましょう。
●質問の意図をベテランが分かりやすく解説したり、
●回答が十分に監査側に伝わらないときは補足説明してもらったり、
●どこの何を見れば答えがあるかを伝えたり
ベテランの存在は偉大です。
③事務局の補佐で緊張はほぐれる
何事も、成功の秘訣は準備にあります。監査を取りまとめる事務局の計画や補佐がしっかりできているとみんなの緊張をほぐすことができます。
監査はみんな緊張することを最初に伝える
これは、本当言いたくないんです。監査員を拒否されやすくなるから。でも、本当のことははっきり伝えましょう。監査質疑するリーダは、緊張するというとかっこ悪いので、緊張するといい人は少ないです。
でも、「緊張するよ」と事前に伝えれば、当日少しは緊張がほぐれるでしょう。
監査経験が少ない場合はベテランに補佐依頼する
先ほど解説したとおりです。
でも、ベテランに頼りたい反面、ベテラン本人は、監査の理想像を追究しがちです。監査のダメ出しとするリスクもあります。
経験豊富だからいいわけではなく、監査を見守れるベテランを補佐側に回るように依頼しましょう。
経験豊富は頑固でもあります。
監査前に必要に応じて指導もあり
監査質疑方法を指導することもありますが、監査員教育でカバーできます。
教育では伝えにくいところを監査員本人に直接伝える場合です。
●「担当する部門の○○さんがちょっと厄介だから気を付けて」
●「担当する部門長は喜怒哀楽があるからダイレクトな質問は避けて」
●「前回、○○部門は内部監査で揉めた」
…
などの、小耳にはさむ情報ですね。これも事前に必要な人だけに伝えておくと、緊張がほぐれます。
単に論理的な質疑回答だけではなく、
監査しやすい雰囲気を作れることも影響します。
適度な緊張感で良好な空気で監査の質疑応答することが大事です。見えない緊張をほぐして、良い緊張感で内部監査をのぞみましょう。
まとめ
内部監査の緊張をほぐす方法をわかりやすく解説しました。
- ①内部監査は緊張する
- ②緊張をほぐす方法
- ③事務局の補佐で緊張はほぐれる
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