カテゴリー: 第一者監査(内部監査)

「第一者監査(内部監査)のノウハウがわからない」、と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①内部監査の特徴
• ②内部監査の計画(P)
• ③内部監査の実行(D)
• ④内部監査の評価(CA)
• ⑤その他の注意点

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

①内部監査の特徴

他の監査との違い
内部監査のメリットを解説します。

監査の特徴・違い

監査は大きく分けて３種類あります。それぞれの違い・特徴を解説します。

品質監査(第一者監査、第二者監査、第三者監査)がわかる 品質監査の種類、役割と実態について実務経験をもとにわかりやすく解説します。まず、ISOに頼らず、品質監査する意味を自分で考える事が重要です。また、「品質管理＝ISO9001」ですが、ISO19011も重要な規格です。品質管理をマスターしたい方は必見です。

育成

内部監査は自分たちで実施するので、品質管理、ISO9001、自組織のQMS(品質マネジメントシステム)をマスターする人を増やすチャンスです。

ISO9001 品質監査の監査員をやるメリットがわかる 品質の監査員はぜひやりましょう！監査員やるメリットがたくさんあることを実務経験をもとにわかりやすく解説します。 「監査難しそう」、「監査めんどくさい」と最初は思いますが、すぐ慣れるし、それをはるかに超えたメリットがあります。監査員になる方や品質管理をマスターしたい方は必見です。

②内部監査の計画(P)

●内部監査は計画が最も大事です。
計画に必要なエッセンスを解説します。

時期・工数・頻度

毎年実施する内部監査ですが、いつ実施するかは、結構悩みます。それぞれの組織にとってベストシーズンを事務局が考えています。

「品質監査はいつ実施するのがベストか」がわかる 品質監査の実施時期をいつがよいかを解説します。監査側、被監査側の動きに合わせつつ、監査間隔を一定にしたい事務局の３者思惑を考えることが重要です。ISO関係者、品質監査している人や品質管理担当は必見です。

内部監査実施に必要な情報

内部監査を実施するために必要な情報を紹介します。監査のための文書管理ではなく、日ごろの品質活動が大事です。文書のための業務ではなく、業務のための文書なのです。

品質監査に必要な文書化した情報がわかる 品質監査に必要な文書や情報が何かわかりますか？本記事では、監査準備に慌てないために監査で必要な「文書化した情報」について実務経験をもとに、わかりやすく解説します。 監査をスムーズに進めたい方や監査員、ISO関係者は必見です。

実施計画

組織の規模によっては、本社・各支店・工場・現場など全国津々浦々な場合もあります。限られた期間と人的リソースを配慮した最適な実施計画が必要です。リモート監査になると移動の制約がなくなりますが、移動って監査では結構考える必要があります。

内部監査の進め方がわかる 品質内部監査の計画方法を解説します。全国に点在する組織への監査工程、監査員育成、スムーズに監査できるための留意点など、実務経験から重要なポイントを解説します。ISO関係者、品質監査している人や品質管理担当は必見です。

監査員

●内部監査の肝は、監査員です。監査員には、たくさんの業務があり、以下を要求されます。監査員を務めるのは結構大変ですが、品質や経営を習得できるチャンスでもあります。

1. 監査員として理解しておくべき内容
2. 監査員としてふさわしい人
3. 監査員のレベル・階級
4. 監査員の育成方法
5. 経験が少ない人への対応

上の項目は実務経験をもとに解説します。組織内の監査を担当する方が解説する記事は貴重です。詳細はそれぞれの関連記事で解説しています。ご確認ください。

監査員として理解しておくべき内容

内部監査(第一者監査)の監査員のやる事がわかる 品質について内部監査員(第一者監査)ついて実務経験をもとにわかりやすく解説します。監査員やれって言われたら、何をしたらよいか？困るはずです。そこで、実務経験をもとに、スムーズに監査員ができる方法を解説します。監査員になる方や品質管理をマスターしたい方は必見です。

監査員としてふさわしい人

ISO9001 品質監査の監査員ってどんな人？がわかる 品質の監査員ってどんな人がやっているのか気になりませんか？実務経験をもとに対応した監査員の感じを紹介します。 また、自組織内の内部監査員を人選するポイントも解説します。監査員になる方や監査を運営する品質管理担当は必見です。

監査員のレベル・階級

品質の監査員の階級を作る方法がわかる 第一者監査、第二者監査、第三者監査では、監査リーダーが指揮をとります。しかし、 監査リーダーへの昇格基準の決め方がわかりません。そこで、本記事では、昇格基準について実務経験を もとにわかりやすく解説します。監査員のアサインと育成は結構手間です。ISO、品質管理関係の人は必見です。

監査員の育成方法

品質の内部監査員の育成方法がわかる 品質管理の内部監査にて、監査員の育成方法を解説します。組織の成功のためには、品質管理やISOに詳しい人を組織内に育成させることが重要です。実務経験から監査員の育成のポイントを解説します。ISO関係者、品質監査している人や品質管理担当は必見です。

経験が少ない人への対応

品質の内部監査が初めての人への対応方法がわかる 初めて内部監査される・する人への対応方法を解説します。組織内で決まったことだからと指示せず、初めてで不安な人を安心させ、品質管理やISOに好感をもってもらうための工夫ポイントを実務経験から解説します。品質向上は、組織の人間関係にも影響します。ISO、品質管理関係の人は必見です。

内部監査は計画がすべてなので、関連記事をよく理解して実践しましょう。

③内部監査の実行(D)

内部監査を実施していく上で、留意すべきポイントをまとめます。関連記事をよく読んで理解しましょう。

質疑

●質疑の目的を理解し、その上で内容や仕方を理解しましょう。

【簡単】品質監査ができるようになる 品質管理の内部監査にて、簡単に監査質疑ができる方法を解説します。ISO9001に頼らず、自分で考えた質疑をした方が組織のためであると実務経験からわかっています。ISO関係者、品質監査している人や品質管理担当は必見です。

●質疑は考えさせる問いを用意して、その真因に迫ることが大事です。

内部監査の質疑ができる 品質の内部監査において、質疑とチェックするポイントを解説します。提示された文書や回答からどう評価するかを実務経験からわかりやすく解説します。ISOや品質管理担当の人は必見です。

リモート対応

●コロナ禍から、多くの組織が対応した（せざるを得ない）リモート監査です。リモート監査をスムーズに進めるためのコツを解説します。

品質のリモート監査のコツがわかる コロナ禍の影響を受けて、監査を対面からリモート形式に変更せざるを得ない状況になりました。リモート形式に移行する際のポイントを実務経験からわかりやすく解説します。ISO,品質管理担当は必見です。

開始

●監査開始は、監査する側も、される側も緊張します。緊張をほぐしながら、本音に迫れる良い監査を目指しましょう。

内部監査の緊張をほぐす方法がわかる 品質の内部監査で、緊張がほぐれる方法を知っていますか？監査する・される側と監査をとりまとめる事務局がやるべき緊張のほぐし方を実務経験から解説します。良い監査結果は、適度な緊張感で生まれます。ISOや品質管理担当の方は必見です。

運営(マインド）

●監査は、相手を思いやる配慮がとても大切です。良い関係性が、良い質疑につながります。

内部監査に必要なマインドがわかる 品質の内部監査で、悪い空気や口論になったりませんか？本記事では、良い監査結果につながるマインド・感情コントロールについて解説します。良い監査や分析の結果をもとに、被監査側が自発的な改善につながるポイントを実務経験から解説します。ISO、品質管理担当は必見です。

④内部監査の評価(CA)

●監査質疑が終わった後の評価方法や、監査後の改善活動について解説します。

評価・評価基準

●監査結果の書き方のコツを解説します。相手に考えてもらうプロセスを引き出すことが大事です。

品質監査の評価を活かす方法がわかる 品質監査の評価の活かし方を知っていますか？改善効果が高めるために 監査側、被監査側、事務局側のやるべきポイントを実務経験から解説します。 評価を活かして組織力を強化しましょう。ISOや品質管理担当は必見です。

●高評価をもらうコツを伝授します。組織の良い活動をどんどん引き出しましょう。

品質監査で高評価がもらえるコツがわかる 品質監査で良い評価をもらえるコツを知っていますか？本記事では、高評価につながる組織の活動のコツについて実務経験をもとに解説します。ISO、監査する人、される人は必見です。

不適合

●不名誉なことですが、不適合になったらどうなるか?を解説します。あわてずに改善すればよいです！

品質監査で不適合を受けるとどうなるか？がわかる 品質監査で監査を受ける側が恐れる「不適合」を解説します。何をやったら「不適合」なのか？どれくらいの確率で「不適合」を受けてしまうのか？「不適合」を挽回する方法は何か？について実務経験をもとに解説します。ISOや品質管理担当は必見です。

報告書

●監査員は、はっきりと伝わる報告書を作成しましょう。良い報告書の書き方を伝授します!

内部監査の報告書の作り方と書き方がわかる 品質内部監査の記録書をどう作ればよいか？何を書いたらよいか？わかりますか？ 本記事では、内部監査の記録書の作り方、書き方をわかりやすく解説します。 実務経験からのエッセンスを伝えます。ISOや品質管理担当は必見です。

⑤その他の注意点

●その他、内部監査で注意すべきポイントを１つ紹介します。

監査・被監査側の関係

●監査する・される側の本音を理解しましょう。本音や現実に沿って現状の課題を見つけて改善することが大事です。

内部監査の監査する側・される側の関係がわかる 品質内部監査の監査する側・される側の関係を解説します。内部監査のテクニック以外に必要なスキルや監査の盛り上げ方を実務経験をもとにわかりやすく解説します。ISO関係者、品質監査している人や品質管理担当は必見です。

●内部監査のコツを20の関連記事をもって紹介しました。正直、ここまで監査の実際・裏側を解説した記事はそうないと自信をもってお伝えします。

まとめ

【まとめ】第一者監査(内部監査)をわかりやすく解説しました。

• ①内部監査の特徴
• ②内部監査の計画(P)
• ③内部監査の実行(D)
• ④内部監査の評価(CA)
• ⑤その他の注意点

第一者監査(内部審査)

「品質監査にどんな文書が必要なのかわからない」、「高い評価をもらうための文書管理方法がわからない」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①監査質疑の流れ
• ②監査に必要な文書化した情報
• ③文書化した情報の改善ポイント

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

監査質疑の流れ

監査質疑の流れは自分で考える

●いきなりISO9001の要求事項を見て、カンニングしないでください！

監査質疑の流れは？

列挙します。流れの考え方は、

具体的には、

1. 前年度の結果のフィードバック状況
2. 部門の説明(事業内容、内部・外部課題の変化)
3. 組織体制の説明(責任と権限)
4. プロセス流れ(営業、設計、製造とか)
5. (Plan)品質目標の状況
6. (Do)活動の流れ
7. (Do)工程管理表
8. (Do)インプット情報とアウトプット情報
9. (Do)会議・レビュー記録と議事録
10. (Do)力量・資源
11. 活動の評価(Check)
12. (Check)検査、試験結果
13. (Check)トラブル・苦情
14. (Check)顧客満足
15. 次なる行動(A)
16. (Action)是正処置
17. (Action)継続的改善

いっぱいありますが、一連の流れを理解すれば、すらすら書けます。各項目に必要な文書や情報を準備していきます。

自分で考えた監査質疑の流れは結果的にISO9001と合う

●結果的に、上で考えた流れはISO9001要求事項とぴったり合います。そうなるようにISOも作っていますから。

上の自分で考えた流れと、それに合うISO9001 2015の要求事項を比べましょう。

ISO9001 2015の要求事項のほとんどをチェックしていることがわかりますね。

監査に必要な文書化した情報

【復習】文書化した情報

●「文書」ではなく、「情報」なのか？とか、
●「文書化した情報」って何か？

関連記事に「7.5 文書化した情報」を解説していますので、ご覧ください。

ISO9001 2015 7_5_文書化した情報がわかる ISO9001 2015 7.5 文書化した情報を説明できますか？ 本記事では「情報とは何か？」、「文書化した情報で求められること何か？」、「実務や品質監査で要求されることは何か？」を実務経験をもとにわかりやすく解説します。ISO9001 に関わる方は必読です。

「文書化した情報」を簡潔にまとめると

1. 文書(手段)にとらわれない、情報であればよい
2. 電子化対応でもOK
3. 過去の文書の適合性に囚われず、組織が情報をもとに機能していればよい

監査質疑に必要な情報

監査質疑の流れに沿って、必要な「文書化した情報」をまとめると下表になります。

多くの文書が必要になります。
ここで、青字になっている文書については、関連記事がありますので、ご覧ください。

●品質マニュアルがわかる
● 品質保証体系図がわかる
●ＱＣ工程図がわかる
●業務に欠かせない標準類がわかる

各文書の書き方をわかりやすく解説しています。

必要な文書とその目的を確認して、日々の品質の高い業務につなげましょう。

③文書化した情報の改善ポイント

改善が大事

文書も作る事が目的ではなく、業務へ高い品質を作りこむために必要です。より品質を改善するためにも、それを促す文書の改善が必須です。

文書を改善・改訂する機会は
●組織体制の変更時期
●品質監査のフィードバック
●大きな苦情・トラブルを発生させた後の是正処置の時
があります。

改善ポイント

よく指摘されるポイントをまとめます。

上の表を見て、事前にチェックしておくと、監査で悪い評価にならずに済むはずです。

まとめ

品質監査に必要な文書化した情報をわかりやすく解説しました。

• ①監査質疑の流れ
• ②監査に必要な文書化した情報
• ③文書化した情報の改善ポイント

第一者監査(内部審査)

「品質監査をリモートでやらないといけないけど、うまくできるかわからない？」、と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

第一者監査(内部監査)、第二者監査(取引先監査)、第三者監査(外部審査)共通のテーマです。

• ①コロナ禍前までは対面監査前提
• ②コロナ禍によるリモート監査導入
• ③リモート監査でも十分監査できる

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

コロナ禍前までは対面監査前提

技術的に可能だったけど

コロナ禍前から、技術的にリモートによる品質監査はできています。でも、ほとんど対面監査だったはずです。

ここで、
●対面監査：実際に監査先に出向いて、直接会って、対面で監査する方式
●リモート監査：オンラインで直接出向かずに監査する方式
と区別します。

リモートワーク自体も、コロナ禍前からも技術的に可能でしたが、ほとんどの企業が実施していませんでしたね。

リモート審査に変えようとならなかった理由

リモートに切り替えなかった理由はいくつかあります。

1. 相手先の空気感がわからないと適正な評価ができない
2. 相手を見て監査評価したい
3. デジタルに疎いシニアが多い
4. リモートで監査中に途切れたらどうしようかと困る
5. 実績のないことは消極的

リモートワークに切り替えなかった理由とほぼ同じですね。

コロナ禍によるリモート監査導入

コロナ禍による強制的なリモート導入は逆にチャンスだった

コロナ禍によって、10年かかるデジタル化が1年で一気に進んだ気がします。制約を逆にチャンスに活かすのも知恵の見せ所ですね。

ガイドラインを作る

焦らずに、アクションアイテムを書き出して、課題を見つけましょう。実務経験で、リモート監査に切り替えた場合に考えたことを列挙します。

1. リモート会議の設営に慣れる
2. リモート会議で音声・画像が中断した場合の対応策を作る
3. 監査記録用紙は紙記入から電子記入に移行
4. 電子承認ができるようにする
5. 対面監査より、慣れないリモート監査では、質疑のスピードが落ちると理解する
6. 被監査側から事前に資料を受領して、監査員は印刷する。お互いどこを見ているかがわかるようにする。
7. リモート監査初年度は、通常の監査より70%程度の質であっても仕方がないとする

事務局が対応しますが、1人でやらず、複数人でリモート設営をしましょう。慣れた人を増やしていくのが目的です。

内部監査の場合は、監査事前にオンライン会議設営テストする

内部監査と言っても、身内同士の監査です。リモート設営は監査側、被監査側、事務局の3者を巻き込んで設営しましょう。

実務経験で実際やっていることは、
●オンライン会議ツールの立ち上げ
●音声・画像の確認
●音声中断回避のためのスピーカ用意
●ＰＣを複数台使って、中断したＰＣがあれば、冗長なＰＣに切り替えて接続を継続し、その間に中断したＰＣを再起動させる
●監査員側は、質疑する人、記録する人、設営対応する人の３名用意

外部審査に向けて内部監査で十分慣れておく

内部監査は外部審査の前に実施することが多いでしょうから、内部監査でリモート監査に慣れておきましょう。

内部監査実施後
●リモート監査やってみた感想を、監査側、被監査側から聞く。
●リモート監査中に起きたトラブルを事務局内で共有する。
●設営方法をマニュアル化する。
はしておきましょう。

コロナ禍に入った2020年当時は、組織内のネット回線が弱く中断することが多かったですが、リモートワークの加速につれて、ネット回線が強化されていき、中断はほぼなくなった感触があります。

リモート監査でも十分監査できる

不慣れなことも、追い込まれてやらざるを得ない状況になると、意外とスムーズにできます。

リモート監査で、
●リモート監査直前にやること
●リモート監査当日にやること
を解説します。

リモート監査直前にやること

準備がすべてなので、しっかり対応しましょう。

1. 事前に監査資料を受け取り、予習する
2. 普段からリモートワークツール(Teams,Skype)などに慣れておく
3. 情報セキュリティ対策済

ここで1点注意すべきなのが、外部審査など、社外の人とリモート監査する場合です。

社外から監査すると、社外に社内情報が漏れる危険があります。社内に来館してもらって、社内の各拠点間はリモート監査として、社内のイントラネット内で閉じる方がよいでしょう。

リモート監査当日にやること

重要なのは、

1. 時間に余裕をもって設営、監査対応する
2. 音声・画像の途中の中断はあると心得ておく
3. 質問、回答は短く端的にはっきり伝える

特に、Q&Aの内容で、日本人は枕詞が多すぎます。対面なら伝わるでしょうが、リモートなら途中でつっかえて聞こえなかったりして、せっかく流暢に長くしゃべったことを再度伝える必要があります。これ、結構、ダルイです。

少々、冷たい感じかもしれませんが、短く端的にはっきり、ゆっくり伝え、２回伝える覚悟をしておくとよいです。

リモート監査を実際にやってわかったこと

監査側、被監査側にアンケートをとってわかったことは、

1. リモート監査に不満は特にない
2. ちゃんとリモート監査できる
3. 最初は音声の中断が目立っていたが、使い方が慣れると減っていった
4. 対面前提だったのが、現地行くのが面倒という意見が出てきた

環境が変わっても対応できる力がとても重要ですね。リモート監査のヒントになれば幸いです。

まとめ

品質のリモート監査のコツをわかる方法りやすく解説しました。

• ①コロナ禍前までは対面監査前提
• ②コロナ禍によるリモート監査導入
• ③リモート監査でも十分監査できる

第一者監査(内部監査)

「内部監査したけど、結果のまとめ方がわからない？」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①報告書の作り方
• ②報告書の書き方
• ③監査中の書き方（実際）

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

①報告書の作り方

報告書の目的

単に実施したから記録するのではなく、継続して品質改善を取り組んで、組織が良くなっていっているかを確かめるために記録しましょう。

●何を監査したか？
●どんな回答があったか？
●どんな評価をしたのか？
●次回の監査までに何を改善するのか？

をまとめることで、組織の各部門の課題や全体に共通する課題を見つけることが重要です。

組織全体に影響する課題であれば、経営陣に迅速にインプットする必要があります。

報告書に必要な内容

組織内の正式な文書類になるでしょうから、報告書に必要な項目を決めて、文書や様式を設計する必要があります。

まずは、5W1Hですね。
●監査員名（⇒組織が許可した監査員か？監査員教育や力量は適切か？）
●被監査側の出席者（⇒監査を受けてよい人か？　役職・責任・権限は適切か？）
●日時（⇒前回の監査からどの程度期間があり、品質の定着度を見るのに妥当かどうか？）
●場所（⇒場所はそれほど問題ではありませんが、最近はコロナ禍対策としてオンラインも適用されます。）

そして、監査項目、監査評価ですね。
●監査項目の設定方法
●監査評価の定義（何が良くて、悪いか？）
●その他記録すべき特記事項（何を書くべきか？）

報告書はよく考えてつくるべきですね。

報告書の事例

必要な項目を入れると下図の感じになるでしょう。いかがでしょうか。あなたの組織の内部監査報告書と似ていますか？違いますか？

１枚目報告書

２枚目記録書

２枚用意しました。
●１枚目は、監査リーダが質疑しながら、最後にまとめる報告書。
●２枚目は、２人目の監査員が、監査質疑を詳細に記録する記録書。
です。

1枚目の報告書だけでは、なぜその結果になったのかが、後でわからなくなります。そこで、２枚目の記録書にＱ＆Ａのやり取りを記録しておくことを薦めます。

監査項目

監査項目に何を入れるかは自由ですが、内部監査と外部審査がリンクするので、ISO9001の要求事項をいれておくのも１つの手です。

監査項目の例として、
●前回の結果からの改善
●外部・内部課題の変化
●品質目標
●組織体制
●資源
●力量
●コミュニケーション
●文書化した情報
●運用の計画および管理
●不適合、是正処置
●継続的改善
から選ぶ感じでしょうか？実際は決まった時間で監査完了しなければなりませんので、組織にとって監査したい項目を選びましょう。

②報告書の書き方

必須項目

以下を確実に書きましょう。あとで、見直す時に有効です。
●5W1H
●主語述語を明確に
●確認した文書名
●文書内容（文書名、顧客名、納期、などの重要な内容）
●監査のＱ＆Ａ

記録する監査員は、監査記録中、記録だけに徹しましょう。

書き方のコツ

1. 文章より箇条書き
2. 主語、期限、を明確に

音声データを記録して、文字を起こすよりは端的な箇条書きでまとめましょう。何枚も記録書を見るよりは、伝えたるべきポイントをまとめておくことが重要です。そのため、ある程度力量をもった監査員が記録すべきです。

主語、期限など、相手が嫌がるけど、明確にしておくべきことははっきり記録しましょう。あいまいな回答が来たら、聞き返してください。相手がためらったら、「明確に書いたからといって、絶対にやらないといけないという宣言ではない」とか「監査結果に影響しません」と返しましょう。

第３者にわかりやすくつたえるのが記録の目的です。

報告書は電子入力すべき

意外と内部監査って、手書きで記録していませんか？　電子化の時代とはいえ、システムを組むほどの規模でもなく、それをつくる人がいないので、紙とハンコを使っている組織が未だに多いでしょう。

組織内のサーバーや、Share Point Onlineなどのツールなど何か入っているでしょうから、電子化対応しましょう。

1. 直筆は基本汚い字
2. リモート勤務で監査が必要

みんな字が汚いです。汚い字で、くせのある字だと、第３者が読み取れません。でも、これが、監査終了後、被監査側が記録書をチェックしようとしない理由でもあります。

今まで被監査側は何もチェックしなかったのに、記録書が出来たらチェックするようになりましたね。

あと、コロナ禍によるリモート対応が直筆、紙、ハンコから電子化せざるを得ない状況になったでしょう。監査員・被監査側の一部の人がリモートログインして内部監査する時代になりました。

電子化が必須になってきました。

③監査中の書き方（実際）

実務経験から３つコツを解説します。

1. 監査員は２名以上必要
2. 質疑と記録を同時に２名で進行
3. 監査後の記録データの注意点

監査員は２名以上必要

●質疑する人
●記録する人
の2名は必須です。

あとは、アドバイザー監査員や育成中の監査員が必要に応じて同席します。

監査員は２名以上必要な理由は

1. 質疑中は記録とれない(時間も気持ちも余裕がない)
2. 質疑しながら記録すると、記録中、会話が無くなり質疑の良い流れが寸断される

質疑する監査リーダは、結果をまとめる時だけ、記録し、それ以外は質疑だけに集中しましょう。記録係は、記録に徹しましょう。

監査後の記録データの注意点

記録した文書において、改ざんされる状態のまま、文書を保管する場合が多いです。

●紙と鉛筆で書いた場合は、後でいくらでも改ざんできる
●電子化しても、その記録ファイルが編集できる状態で保存されていると、改ざんできる。

電子化しても、監査後は文書にロックをかけて保管する必要があります。意外とexcelやwordで作った文書をそのまま電子印で承認した後、普通に編集できるファイルで保管することが多いにあります。

まとめ

内部監査の報告書の作り方と書き方をわかりやすく解説しました。

• ①報告書の作り方
• ②報告書の書き方
• ③監査中の書き方（実際）

第一者監査(内部監査)

「品質監査で不適合になってしまったらどうしたらいいの？」、「どんな条件で不適合を受けるのかがわからない」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

第一者監査(内部監査)、第二者監査(取引先監査)、第三者監査(外部審査)共通のテーマです。

• ①何をすれば不適合になるのか？
• ②監査で不適合になるのか？
• ③不適合を受けた後の処置方法/li>

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

何をすれば不適合になるのか？

不適合とは？

●まず、品質監査における不適合とは何か？の定義を確認しましょう。相手を知らずして恐れても仕方がありません。

不適合とは

ここでいう要求事項は具体的には、
(i)製品の要求事項、顧客要求事項
(ii)組織の品質マネジメントシステム要求事項
(iii)法令、標準規格

つまり、
(i)は相手からの要求
(ii)は自分で決めた品質マネジメントシステム通り業務すること
(iii)法令や標準などの第3者からの要求
をそれぞれ満たしていないと、「不適合」になります。

「満たしていない」とは？

監査で、ヌケモレなどの不備を指摘された場合、

の基準がわかりません。監査員によって基準が変わると、監査をうける側はいやですね。

実務経験上、次の基準で分かれていると考えています。

不適合の具体事例を紹介します。

不適合事例

例えば、
●「顧客の要求事項に対して何をしていますか？」と審査員に質問された場合

「顧客要求事項一覧表があって、その内容を説明した」が、一部ヌケモレがあった場合は、「不適合」にはならず、「改善の機会」になる。

「顧客要求事項って何だ？何かやっているか？」、「担当者が個別にやっています」だと、顧客要求を満たす組織になっていないと判断され、「不適合」になる。

一定のルールで組織が業務遂行していれば、「不適合」にはなりません。安心してください。

長期間、ISO9001やQMS(品質マネジメントシステム) を組織が導入していると、ルール前提で業務遂行できる組織になるので、「不適合」になる場合はほぼありません。

ただし、成熟した組織でも「不適合」になりうる注意すべき点があります。

1. ISO9001 2015認証なのに、2015年版にはない2008年版の業務フローが継続
2. 自組織のQMSを変更したのに、一部業務が過去のQMSのまま継続

これらのケースも、「そもそも最新版の要求事項をやっていない」とみなされ、「不適合」を受ける場合があります。

不適合に罰則はあるのか？

●ありません。不適合を適合にすればOKです。
(不適合を適合に挽回する方法を後で解説します。)

でも、後味悪いですよね。

「不適合！　何やってんの？」と上から叱られるくらいはあるでしょうけど。

監査で不適合になるのか？

実務経験上、

外部審査ではありうる

外部審査は、ISO9001認証にふさわしいか？の審査です。ISO9001の要求事項に沿って業務しているかを確認しましょう。

ISOも7,8年で更新されるので、更新時に古い要求事項のままだと、「不適合」になりやすいので要注意です。

内部監査はほぼない

身内で監査するので、不適合はありません。不適合にする監査側も、監査される側も、事務局ももめるし、後処理が面倒です。

ただし、内部監査は自主的とはいえ、ISO9001の要求事項の１つなので、不適合の選択肢も用意しておく必要があります。

組織内規定で、内部監査を規定する場合、不適合の報告書と是正処置の報告書の様式を作りますが、実際は、形だけです。

実務経験上、内部監査員への説明の際も、「不適合」の話はしません。話しなければ、ほとんどの組織内の内部監査員は「不適合」を知らずに監査します。

ISO認証後すぐの組織は不適合がよくある

不適合になりやすい組織とは、

1. ISO認証後すぐの組織
2. ISOが更新された直後

前者は、ISO取り立ての場合、まだ、ISOに沿った業務をしていない部門がいくつかある可能性があります。そこを次年度、受審すると、「不適合」を受けやすくなります。ただ、審査側も、ISO取ったばかりという配慮もあります。審査員が助言する場合が多いです。

後者は、ISOが更新された直後は、「更新審査」として外部審査を受けます。実務経験上、ISO9001 2008から2015への更新審査では、審査のほとんどの時間が、審査員から説明時間となってしまいました。

「不適合」になりやすい状態の場合、審査する側もそれなりに配慮してくれます。「そろそろちゃんとできるよね！」という時期に、やるべきことをやっていないと「不適合」になります。

不適合を受けた後の処置方法

慌てることはありません。

1. 応急処置と恒久処置をしっかりやる
2. 処置は仕組化する
3. しばらく経過してから再審査する

の流れです。

応急処置と恒久処置をしっかりやる

まずは、応急処置として、「不適合」箇所を修正しましょう。

仕組や文書が無いことによる「不適合」が多いので、作りましょう。

次に、恒久処置として
●応急処置で作った仕組や文書をルール化する
●ルール化したものを組織内に情報共有する
●他にも「不適合」になりうる業務がないかを確認する
などしましょう。

処置は仕組化する

再発防止や未然防止のため、気合・根性ではなく、仕組化しましょう。

仕組化とは、
●そのチェックがないと、文書ファイルが保存できなくする
●チェックリストを作って、承認の際に必ず確認する
●ルール化して、全員に周知させる
など、実務経験上は、デジタルを使って、ヌケモレがない仕組にした方がベターです。

しばらく経過してから再審査する

すぐ処置しても、再審査して「適合」にはなりません。数カ月くらい経過して処置が定着したと確認できてから再審査となります。

「不適合」はあまり、なりませんが、なると面倒です。けど、それをチャンスととらえましょう。

まとめ

品質監査で不適合を受けるとどうなるか？をわかりやすく解説しました。

• ①何をすれば不適合になるのか？
• ②監査で不適合になるのか？
• ③不適合を受けた後の処置方法/li>

第一者監査(内部監査)

「品質監査で良い評価を獲得する方法がわからない」、「品質監査で評価の加減方法がわからない」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

第一者監査(内部監査)、第二者監査(取引先監査)、第三者監査(外部審査)共通のテーマです。

• ①監査の評価基準
• ②監査の評価加減基準
• ③良い評価につながるコツ

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

①監査の評価基準

良い活動を継続して、良い監査評価をもらうためには、監査の評価基準を知る必要があります。ただし、監査の評価基準のために業務するわけではない点に注意しましょう。

監査の評価基準は主に2つありますが、ほとんどISO9001の要求事項内におさまるでしょう。

1. ISO9001の評価基準
2. 自組織の評価基準

ISO9001の評価基準

ISOの要求事項は3つあります。

1. 適合性(ISO9000 3.6.11)
2. 有効性(ISO9000 3.7.11)
3. 妥当性(ISO9000 3.8.13)

わかりやすく解説すると、

●適合性：(i)規格や法令などの要求事項や(ii)顧客要求事項 どおり業務しているかどうか。
●有効性：マネジメントシステムが組織の役に立っているかどうか。各自勝手な進め方をしていないかどうか。
●妥当性：要求事項を満たしているかどうかを客観的証拠から見て確認する。

なので、監査では
●業務の一連の流れを診る(適合性をチェック)
●被監査側のメンバーのやり取りを見て、有効に組織が機能しているかを見る(有効性)
●ちゃんと結果が出ているかを確認(妥当性)
を診ていきます。

自組織の評価基準

ISOの「適合性、有効性、妥当性」以外にチェックする基準が、もしあればそれも自主的に監査しましょう。

②監査の評価加減基準

●良い活動なら加点、
●改善が必要なら減点、
●特に問題なければ現状どおり0点
と評価しますが、どうやって加減したらよいのでしょうか？

加減基準は自分で決めてよい

ISOでは監査基準の加減の方針は書いていません。ISOに書いていないことは、自分たちで決めてよいのです。だから、難しいですね。

監査評価基準は、減点基準から考えるとわかりやすいので、解説します。

減点基準から考える

最初に、減点基準から考えるとわかりやすいです。減点基準の逆が加点基準になりますね。

●減点基準とする場合は、以下の場合です。

1. 監査質疑や、提示文書にヌケモレがある
2. 要求事項をやっていない
3. 監査回答に矛盾がある
4. 被監査側の活動と組織の戦略が整合していない

ヌケモレ、矛盾、不整合があれば減点しましょう。これらは、客観的なので、他人が監査しても同じように減点するでしょう。

なぜなら、組織のマネジメントシステムが相手の要求レベルに届いていないからです。

これができていないなら、減点対象としてよいです。

ヌケモレ、矛盾、不整合があると、今後、どんなリスクが発生しうるか想像できますよね。

加点基準を考える

●組織の成功の必要最低条件とは、相手の要求レベルを満たすこと としました。これが不足すると減点とします。では、加点はその逆をしましょう。

●加点に明確な基準はありません。難しいですが、各自決めればよいです。次のように基準を定義したらよいでしょう。

つまり、「マネジメントシステム」での活動が「相手の要求レベル」以上のものであれば、「Good!」として加点すればよいです。各部門、汗水かいてがんばっているので、絶対加点できる活動結果があります。監査員は加点対象を見つける努力をしましょう。

加点評価の事例

解説します。例えば、QCDの観点から加点対象を探しましょう。
●Q（品質）⇒顧客要求品質よりさらに低不良率化する工夫とか
●C（コスト）⇒相手の要求以上の提案力で売上アップの工夫とか
●D（納期）⇒生産効率向上による業務スピードアップの工夫とか

QCDPESMの観点でそれぞれ工夫している活動があるはずなので、顧客要求以上のものを実現した例を見つけると加点しやすいです。
●Q（品質）
●C（コスト）
●D（納期）
●P（生産性）
●E（環境）
●S（安全）
●M（士気）
それぞれの観点で良い活動結果を探そう！

③良い評価につながるコツ

監査側の話をしてきましたが、今度は、監査される側が加点につながるコツを解説します。

一発逆転で簡単に加点されるわけではなく、日々の積み重ねしか加点につながりません。以下の3点が加点につながるコツです。

1. 業務の基本をマスター
2. 相手の要求レベルを超える施策を考える習慣
3. 周囲の環境変化をチャンスに変える力

業務の基本をマスター

何事も、基本をマスターすることです。
●迅速かつ、ヌケモレのない報連相
●顧客の要求事項、規格・法令の確認
●受注案件独自に注意すべきこと
●組織内に業務引継ぎする際の注意事項
●スケジュール管理
●リスク管理
●文書記録の維持・保持

これを常に網羅しておけば、監査減点対象になりません。でも、これが一番難しいですね。

が、無いと業務の基本がマスターできず、半人前のまま年を取っていくことになり、いつまでも監査で減点されることになります。最初が最も大事！

相手の要求レベルを超える施策を考える習慣

業務の基本をマスターできれば、次は、「相手は何を求めているのか？」だけ見ておけばＯＫとなります。

業務経験が積み重ねていくと、全体を俯瞰できるようになります。

1. 「相手は何を求めているのか？」
2. 「相手の要求事項より、もっと提案すべきことがないか？」
3. 「相手は要求そのものがどうあるべきか？」

このあたりまで、できるようになると、提案力が増し、顧客満足向上につながります。もちろん監査の加点対象につながります。

高評価をいつももらう先輩がたくさんいると、後輩もそれを真似するので良い循環が組織に流れることになります。一方、その逆もあるので注意です。

周囲の環境変化をチャンスに変える力

業務に慣れると、あまり新しいことをしたくないのが人間です。

よくわかりますが、日ごろから業務の最適化、新技術の適用は挑戦しましょう。

などのメリットがたくさんありますし、監査の加点にもつながります。

成長なくして、加点なしです！

まとめ

品質監査で高評価がもらえるコツをわかりやすく解説しました。

• ①監査の評価基準
• ②監査の評価加減基準
• ③良い評価につながるコツ

第一者監査(内部監査)

「品質監査の評価の書き方のポイントがわからない」、「被監査側に評価結果をどうやってフィードバックさせたらよいかがわからない」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

第一者監査(内部監査)、第二者監査(取引先監査)、第三者監査(外部審査)共通のテーマです。

• ①監査員が書く評価のコツ
• ②被監査側に改善を促すコツ
• ③事務局が評価を活かすコツ

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

①監査員が書く評価のコツ

監査側は「結果のwhat」だけ書く

意外と教えてくれないコツです。

良い評価なら、結果だけ書くのは理解しやすいです。例えば、「○○の活動が良く、高く評価できる」とか書きましょう。

一方、改善が必要な評価の場合は、親心なのか、結果と対策まで丁寧に書こうとしがちです。結果だけ書きましょう。

●報告書を見ると、淡々書いているので、冷たい感じがしますが、これが監査員が書く評価のコツなのです。

評価の書き方の良い例、悪い例

評価の書き方の悪い例

丁寧でわかりやすいですが、「なので、文書を電子化してサーバ管理してアクセスしやすくするよう改善してください。」は対策例なので、書かないでください。

評価の書き方の良い例

これで十分です。

なぜ、この淡々とした報告内容の方が、良いのかをこれから解説します。

②被監査側に改善を促すコツ

評価に書いていない「対策のhow」は被監査部門が考える

自ら考えた方が良い理由を挙げます。

1. 自分で考えて改善施策を講じるから
2. 監査員が考える改善方法以外の方法も考えるから
3. 改善すること以上に、改善のプロセスが重要だから

自分で考えて改善施策を講じるから

先ほどの例を見ましょう。

だと、電子化して、サーバにファイルを置けばＯＫとなります。確かに、紙の文書保管が煩雑な課題は解決しますが、監査を受けた部門にとって、何が改善されたのかがわかりません。単に、監査員の指示に従っただけです。

自分で考えて行動しないと、その意味を理解しないままになり、結局、改善前の元の悪い状態に戻ります。

となると、どんな不備があるのか？なぜ不備なのか？不備をどう改善すればよいか？を考え始めます。

相手に考えさせるきっかけを作るのが、改善の第一歩なのです。

頭を使って改善する・しないの差で組織の改善効果は全く違います。

監査員が考える改善方法以外の方法も考えるから

●対策まで書かれると、その通りやって終わりです。

●しかし、対策は自分で考えさせると、
★どんな不備があるのか？⇒紙の枚数が多い問題？　ファイリングが問題？　文書種類が多い？
★なぜ不備なのか？⇒ファイル保管方法が甘い？　上司のチェックが甘い？
★不備をどう改善すればよいか？⇒電子化の前に文書種類の整理、文書の中身の整理、文書チェック方法の整理、誰と改善すればよいか？

などと、単に監査員が指摘した電子化以外の施策も考えようとしていますね。

また、改善策を見て、評価したくなるポイントは、

1. 自部門と自分たちと関わるメンバーでできる改善策を考えてくれる
2. 主要メンバーで集まって一定時間協議して共有できている
3. 自分たちで考えた施策結果をしっかりまとめてくる

改善する方は、面倒くさいですが、１人でやらずにメンバーと一緒にやるのが効果的ですね。

改善すること以上に、改善のプロセスが重要だから

ISO9001を含め、品質管理は、結果以上にプロセスが重要です。
改善を挑戦して、
●うまく効果が出ても
●うまく効果が出なくても
どちらでもかまいません。

改善は仕組で改善する

改善の取組を解説しましたが、改善は仕組で改善することも大事です。

例えば、チェック漏れがあり、改善するよう指示を受けたとしましょう。改善例の良い例と悪い例を挙げます。なぜ良いのか？、悪いのか？説明できますか？

●悪い改善例：　チェックをしっかりやる。チェックを2人体制とする。
●良い改善例：チェック漏れがあるとその文書ファイルは保存できなくする

上の悪い例では、チェックが漏れる確率が下がるが、0にはならない。つまり、チェック漏れが再発します。再発は改善したとは言えませんよね。

一方、良い例は、チェック漏れがあるとその文書ファイルは保存できない仕組みなので、チェックが無いとファイルが完成しません。

実務経験上、よく先輩がやるイケてない改善例を紹介します。それは、

ルール・規定に書くのは大事ですが、普段誰も見ないものなので、気が付きません。やはり実務で使うものに直接改善の仕組みや仕掛けを入れた方が良いです。

③事務局が評価を活かすコツ

事務局は「結果のwhat」を「対策のhow」に考える手助けをする

これをやる理由を挙げます。意外と事務局の補佐が必要です。

1. 監査員の文章が理解できない
2. 改善指摘内容がいろいろ解釈できて、方向性を示さないと動けない
3. 改善の指摘内容が正しく相手に伝わらない場合がある

特に外部審査で起こります。認証機関の審査員の報告書がこれに該当します。難しく・抽象的に・あいまいに書くし、審査員は自組織を知らないので、言葉の使い方や意味が自組織には理解しにくい文章が多々あります。

同じ日本語でも、被監査側や理解できる内容に表現を書き換えてあげる必要があります。

抽象的に・あいまいに書くと、いろいろ解釈ができてしまいます。その被監査側にとって、ふさわしい改善策となるように解説してあげてください。

例えば、「力量が不十分」と書かれたとします。確かに、「結果のwhat」としては悪くありませんが、これをもらった側は「どうすればよいか？」と困ります。事務局は、被監査側を観察して、力量の何が不十分かくらいは提示してあげた方がよいでしょう。

対策がとりやすいよう、手を差し伸べてあげる必要があります。

内部監査も外部審査も、監査員はみんな文章が下手です。技術屋は文章が苦手な人が多いです。
品質が堅苦しいイメージがあるからでしょうけど、難しく書こうとしがちです。シンプルに伝わる文書でＯＫです。

監査して、ヌケモレがある箇所、不十分な箇所を直接書くのがよいでしょう。
例：受領印の日付と責任者が妥当ではない文書がありました。
例：目的、インプット、アウトプットが不十分な会議をしている議事録がいくつかありました。

受領印の日付と責任者が妥当ではない⇒責任と権限、組織体制の見直しや、日々の業務のコミュニケーションが疎になる可能性があるので、改善してもらいましょう。

目的、インプット、アウトプットが不十分な会議⇒会議議事録のフォーマットの見直しや、開催者の力量向上が必要となるので、改善してもらいましょう。

監査して、気づいた点を直接書くとよいですね。

被監査側とのつながりを強化

改善期間では、被監査側の品質担当の人（課長職が多い）からの問い合わせがあります。品質担当とライン部門との連携を強めるチャンスです。

解説するポイントは、

1. 難解なISO用語ではなく、わかりやすい用語で解説
2. その部門がよく使う用語を使って解説
3. 傾聴に徹し、自論を押し付けない

ISO用語はＮＧです。「力量」とか、「継続的改善」とか使わないでください。相手が思考停止になります。
・「力量」⇒「担当者ができる仕事」
・「継続的改善」⇒「ちょっとずつ改善」
などに言い換えましょう。

相手がよく使う言葉を使うポイントは、その職場に行くか、多くから耳で会話のやりとりを聞いておくのがよいですね。人間関係やコミュニケーション、性格とかが分かっていると、連携やすいです。

傾聴に徹しましょう。相手が改善するためなので、改善を促せばよいです。自論や正解がわかっていても、その部門が出す解を優先します。

よい活動なら横展開

全部門から改善施策とその結果が集まってきます。良い事例は横展開しましょう。また、悪い事例でも他部門に起こり得るものも情報共有しましょう。

わかりやすい言葉で伝えることが重要です。

まとめ

品質監査の評価を活かす方法をわかりやすく解説しました。

• ①監査員が書く評価のコツ
• ②被監査側に改善を促すコツ
• ③事務局が評価を活かすコツ

第一者監査(内部監査)

「内部監査では、よくケンカになったり、悪い空気になってしまう」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①監査は相手の荒さがしではない
• ②監査員の意見をおしつけるものではない
• ③監査評価は自発的に改善するよう配慮する

監査リーダーの質疑スキルアップ対策として参考ください。

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

監査は相手の荒さがしではない

監査とは何をISO19011で確認すると、

なんです。でも、身内の内部監査なので、

まで、やりましょう。

実務経験上、以下の3点に注意しましょう。結果より大事なことがあります。

1. 結果の良し悪しで評価しないこと
2. 良い結果も悪い結果も区別せず深掘る
3. 結果より要因が大事

結果の良し悪しで評価しないこと

●要求事項より高い結果なら、「高評価」
●要求事項より高い結果なら、「低評価」
ではありません。ここが、感情移入するところでもあるので、結果だけで判断してはいけません。

良い結果も悪い結果も区別せず深掘る

結果は目標と比べて
●未達
●100%達成
●100%以上達成
の3通りがあります。それぞれ「なぜそうなったか？」を監査質疑しながら、その要因に迫っていきましょう。

未達の場合

●目標が厳しいものだったか？
●結果が例年どおり出せなかった原因は何か？
●次年度の目標と施策はどうするのか？
を質疑しましょう。

厳しい目標だったのか、結果が出せなかったのかを確認して、それがなぜなのかを質疑して真因に近づきましょう。監査評価はまだしてはいけません。

100%達成の場合

●100%達成であるが、本当にそれでよいのか？
●100%達成でも、何か工夫や苦労した点はないのか？
●次年度の目標と施策はどうするのか？
を質疑しましょう。

「特に問題ないですね」で片づけずに、100%達成したポイントを聞き出しましょう。例えば、同じ目標でも担当者が１人減ってしまったが、ＩＴスキルアップとＩＴ導入でカバーしたとなれば、力量と資産で高評価につながりますね。

100%以上達成の場合

●目標が易しいものだったか？
●結果が例年どおり出せた原因は何か？
●次年度の目標と施策はどうするのか？
を質疑しましょう。

高評価したくなる気持ちはわかりますが、その前に前年度の活動から何を工夫したか？変更したか？その結果、高評価につながったポイントは何か？を質疑しましょう。

結果より要因が大事

要因を見つけて、それが苦労・工夫して実績につながれば高評価で、いまいちから改善の機会として低評価にしましょう。

●結果の分析
●分析から、環境条件の変化や内部リソースの変化を見つけ、
●被監査側が苦労・工夫した点を見つけ、
●それが組織で実行できた・できなかった理由まで掘り下げる

いくつか結果から要因を深堀すると、被監査側の課題が見えてきます。
●人的リソースの過不足
●技術継承
●力量度合い
●資源(施設、設備、ＩＴ環境、労働環境)
などですね。この挙げた4つの要因まで深堀りして、被監査側の課題を抽出しましょう。

監査員の意見をおしつけるものではない

はっきり言って、

普段の不平不満を質疑・評価に入れないこと

監査される側の人間関係や、その部門の業績が普段からわかるので、監査する側はその組織に何十年もいると、何となく不平不満を持ちます。

なので、目に見える結果で判断せず、良い結果も悪い結果も、同じ「なぜ？」を聞きましょう。どちらの結果にしても、分析すれば、
●苦労・工夫して見つけた良い活動や
●もうちょっと改善しれば、もっと良くなる活動も
見つかります。

なので、
●結果が目標未達でも、よい活動なら高評価を上げてもＯＫ
●結果が目標以上達成しても、改善が必要な活動なら評価を下げてＯＫ
被監査側が抱える潜在的な課題を見つけてから評価しましょう。

べき論で改善策を押し付けない

ある程度、監査質疑に慣れて、ISOが自分の言葉で説明できると、

と、勝手な自分のべき論ができてしまいます(自己フォローをこめて)。

でも、

相手に合わない改善策は改善につながるどころか、逆効果にもなります。相手をよく観察して課題を見つけた上で、相手に合う改善策を提示しましょう。

理想どおりできない現状で最善策を考える

例えば、
●人的リソースが減っているのが課題とわかった
●作業効率化のためにITスキル向上が必須とすべき！
●だから、力量を低評価にしてITスキル向上せよ！と改善の機会を与えたい！
は、ＮＧです。

その部門の人がITスキルは低く、興味もない場合、ITスキル教育させても効果は出ませんよね。ＩＴを使わなくても、現行のフローで作業効率化できる案を提示した方が、相手は動きやすいです。

昭和な匂いがする改善策ですが、ITツール導入より、その部門の人が簡単に改善できる策を提示した方が、改善効果は確実ですよね。

改善策が監査員のべき論に固執すると、相手にとってよい提案ではないことが多いです。

例えば、質疑の中で、
「50代後半が多く、パソコンが苦手な人が多い」などの組織内の課題や愚痴がポロっと監査質疑内に出て来ます。その言葉が、相手の現状を表現しています。ここから、改善策を判断するとよいでしょう。

③監査評価は自発的に改善するよう配慮する

「改善しないといけない」より「改善したい！」につながる指摘の仕方が重要です。ここは、相手を思いやる感情が必要です。

やらされ感では改善につながらない

相手が納得したかを確認しましょう。納得しないと、やらされ感が出るし、言ったことしか改善してきません。それでは、指摘した効果がでませんね。

評価の伝え方、そう評価した理由を監査リーダはしっかり説明しましょう。
受けての感情によって、改善の質が大きく変わってきます。

過度な要求は逆効果

改善してほしいことが、何個もある場合があります。伝えるのはＯＫですが、ちょっとずつ改善した方が長続きし、元の状態に戻りません。これを「継続的改善(ISO9001)」といいます。

たくさん改善点があっても、相手ができる、取り掛かりやすいものから改善の指摘をしましょう。

他部門の良い点・改善点を伝える

監査リーダが評価して伝える際に、自分の意見が相手に伝えにくい、伝わりにくいと感じたら、
他部門の良い点・改善点を持ってくると、相手は納得してくれます。

「他部門はここをこう工夫していたので高評価だったんです」
「他部門はここをこう改善したら、結果がよくなったんです」
などです。何回も内部監査経験があれば、その蓄積が有効になります。

相手も、監査員の押し付けではなく、他部門の事例なら、受け入れやすいですね。

監査って難しいですね。

まとめ

内部監査に必要なマインドがわかる方法をわかりやすく解説しました。

• ①監査は相手の荒さがしではない
• ②監査員の意見をおしつけるものではない
• ③監査評価は自発的に改善するよう配慮する

第一者監査(内部監査)

「内部監査は緊張して嫌なんだよなあ」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①内部監査は緊張する
• ②緊張をほぐす方法
• ③事務局の補佐で緊張はほぐれる

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

①内部監査は緊張する

監査される側は当然緊張する

当然ですよね。評価されるし、何を指摘されるかわからないし、変なことは言いたくないですから。

平静を装っていたり、鈍感で緊張していない雰囲気があったとしても、内心は不安や緊張があります。

監査する方はもっと緊張する

意外とケアされないのですが、監査質疑する方はもっと緊張します。いろいろ緊張する理由があります。

1. 平の自分が役職者を監査するのはしんどい
2. 役職が低い監査リーダでも、監査をリードしていくのはしんどい
3. 失礼があったらどうしよう。でもある程度はつっこんだ質疑しないといけないし
4. 悪い評価つけて、相手が怒ったらどうしようとか
5. 変な質疑して、相手が困ったらどうしようかとか
6. 監査中、変な空気が流れて雰囲気が悪くなったらどうしようとか
7. 監査質疑の正解がないし
8. 監査のベテランや先生がいるわけではないし
9. 監査なんてできて当たり前と思われているし

こんな緊張する思いで、監査質疑しないといけないので、監査質疑をやりたい人はほとんどいません。

緊張する嫌な仕事であると、言わない方が、知らぬが仏で監査質疑を引き受けてくれるかもしれません。

見習い監査員だけは緊張しない

記録係の見習い監査員だけは、雑用係として、緊張なく、淡々とできるでしょうね。

内部監査はみんな緊張します。

②緊張をほぐす方法

実務経験上、緊張をほぐす方法を3点挙げます。

1. 監査側は開始直前に監査場所に入る
2. 監査中は監査される側に主導権を渡す
3. 監査のベテランを入れる

監査側は開始直前に監査場所に入る

開始直前30分前から、入って監査の準備や文書を並べて、監査する気まんまんな監査員がたまにいます。監査される側にとって、威圧でしかありません。

監査は監査される側の考えや答えを聞くのがメインなので、監査される側が答えやすい環境を先に作ってもらう方がよいでしょう。

「会議室を監査側が予約したので、先に準備しておきました！」とか、
「相手が目上なので、先に準備しました！」
の配慮は逆効果です。

開始5分前で十分です。
「○○です。今日はよろしくお願いします。」
の挨拶で十分です。

監査される側が、相当気合をいれて監査室を準備するときがあります。
・15人くらい同席して、
・関連文書ファイルが50くらい机上に並べるとか、
・逆に、監査側は２名しかいないとか

監査される側から威圧されてしまいますが、監査質疑の主導権は監査側にあるので、落ち着いて質問しましょう。

監査中は監査される側に主導権を渡す

監査質疑の内容は、監査側に主導権がありますが、監査の回答にじっくり時間をかけてあげてください。監査される側の考えや思いをたくさん引き出すことが重要です。

端的に回答できることも大事ですが。そうでなく、回答に時間を要したり、監査される側どうしで討議して答えを出すこともあります。

回答に時間がかかるときに、その部門がどのように意思決定するかの様子を観察しましょう。メンバーが調整して協議する点は、有効性があるかどうかを評価するチャンスになります。

監査のベテランを入れる

監査のベテランとは、
・10回以上経験
・品質管理5年以上経験
・品質管理の顔として知られている
・各部門長の年齢と同等かそれ以上
の人を言います。

監査経験が少ない場合や、クセのある人がいる部門の場合などは、ベテランを補佐員として監査に同席してもらいましょう。

監査が緊迫したり、中断しそうになったら、ベテランに頼んで立て直してもらいましょう。

●質問の意図をベテランが分かりやすく解説したり、
●回答が十分に監査側に伝わらないときは補足説明してもらったり、
●どこの何を見れば答えがあるかを伝えたり
ベテランの存在は偉大です。

③事務局の補佐で緊張はほぐれる

何事も、成功の秘訣は準備にあります。監査を取りまとめる事務局の計画や補佐がしっかりできているとみんなの緊張をほぐすことができます。

監査はみんな緊張することを最初に伝える

これは、本当言いたくないんです。監査員を拒否されやすくなるから。でも、本当のことははっきり伝えましょう。監査質疑するリーダは、緊張するというとかっこ悪いので、緊張するといい人は少ないです。

でも、「緊張するよ」と事前に伝えれば、当日少しは緊張がほぐれるでしょう。

監査経験が少ない場合はベテランに補佐依頼する

先ほど解説したとおりです。

でも、ベテランに頼りたい反面、ベテラン本人は、監査の理想像を追究しがちです。監査のダメ出しとするリスクもあります。

経験豊富だからいいわけではなく、監査を見守れるベテランを補佐側に回るように依頼しましょう。

経験豊富は頑固でもあります。

監査前に必要に応じて指導もあり

監査質疑方法を指導することもありますが、監査員教育でカバーできます。
教育では伝えにくいところを監査員本人に直接伝える場合です。

●「担当する部門の○○さんがちょっと厄介だから気を付けて」
●「担当する部門長は喜怒哀楽があるからダイレクトな質問は避けて」
●「前回、○○部門は内部監査で揉めた」
…

などの、小耳にはさむ情報ですね。これも事前に必要な人だけに伝えておくと、緊張がほぐれます。

適度な緊張感で良好な空気で監査の質疑応答することが大事です。見えない緊張をほぐして、良い緊張感で内部監査をのぞみましょう。

まとめ

内部監査の緊張をほぐす方法をわかりやすく解説しました。

• ①内部監査は緊張する
• ②緊張をほぐす方法
• ③事務局の補佐で緊張はほぐれる

第一者監査(内部監査)

「内部監査の質疑がうまくできない！」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①監査全体の流れを理解する
• ②管理文書のチェック方法
• ③口頭質疑のポイント

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

‎

監査全体の流れを理解する

組織の成功へ導くために監査をやる

相手の荒さがしではありません。組織の成功へ導くための監査であり、質疑が肝です。関連記事に組織の成功に導くための監査をやれば、ISO9001の要求事項につながることを解説しています。

【簡単】品質監査ができるようになる 品質管理の内部監査にて、簡単に監査質疑ができる方法を解説します。ISO9001に頼らず、自分で考えた質疑をした方が組織のためであると実務経験からわかっています。ISO関係者、品質監査している人や品質管理担当は必見です。

組織の成功を収益とすると、

売上向上し、業務停止リスクを回避しつつ、コスト低減する組織になるように、監査して継続的に改善していけば、組織の成功（収益向上）につながります！

具体的な流れ

組織成功につながるための監査の具体的な流れを解説します。

1. 組織の成功の定義と成功への戦略を確認する
2. 組織の成功につながる品質目標の計画・実績・評価を監査する
3. 品質目標を達成するために必要な組織のリソース(人・モノ)を監査する
4. 組織活動に必要な、ルールや文書管理を監査する
5. トラブル発生時も適切な対処ができるかを監査する

つまり、第１に品質目標で活動を評価し、
品質目標達成に必要なリソースに課題はないかどうかを確認し、
組織内が円滑に有効に機能しているかを監査すればよいのです。

実際は、提示された文書や、口頭による回答によって、監査の流れを作っていきます。事例を挙げて解説します。

②管理文書のチェック方法

チェックポイント

実務経験上、３つポイントがあります。

1. 活動施策が組織の戦略と整合しているか？（勝手な活動していないか？）
2. 計画と実績のギャップ(無理な計画か？背伸びしない計画か？)
3. 前年度の結果との比較(目標・活動の変更の有無の意図は？)

●計画と実績のギャップでは、差分の大小を評価するのではなく、なぜそうなったのか？を聞きます。外部・内部環境の大きな変化があったなどの理由があるはずです。その環境の変化に対して、適切な活動だったかを確認します。

●前年度の結果との比較も大事です。目標を上げた理由、変えない理由、下げた理由それぞれあります。その意図を確認し、妥当かどうか判断しましょう。目標を上げるだけが高評価ではありません。

次、品質目標と会議録を使って、監査のつっこみ方を解説します。

品質目標を監査する

関連記事にもありますが、ここでも解説します。

ISO9001 2015 6.2 品質目標及びそれを達成するための計画策定 がわかる ISO9001 2015 6.2 品質目標及びそれを達成するための計画策定 が説明できますか？ 本記事では「品質目標の書き方」、「品質目標で監査質疑されるポイント」を実務経験をもとにわかりやすく解説します。ISO9001 に関わる方は必読です。

下図のような品質目標が提示されたとします。どう評価しますか？　完璧な目標でしょうか？それともつっこみ満載な目標でしょうか？

品質目標の監査ポイント

再掲しますが、

1. 活動施策が組織の戦略と整合しているか？（勝手な活動していないか？）
2. 計画と実績のギャップ(無理な計画か？背伸びしない計画か？)
3. 前年度の結果との比較(目標・活動の変更の有無の意図は？)

下図の、赤枠のように監査で確認したいポイントがあります。いっぱいありますね。

会議録を監査する

監査では、品質目標が重点的に監査されます。そこが終わったら個別に監査が進んでいきますが、提示された文書を見ながら、組織活動を監査します。

下図のような会議録を提示されたとします。どう評価しますか？　完璧な会議録でしょうか？それともつっこみ満載な会議録でしょうか？

文書の監査ポイント

実務経験上、5つポイントがあります。

1. 適切な人が出席しているのか？
2. 会議のインプットとアウトプットは明確か？
3. 懸案事項の有無、有るならいつまでにどう解決させるのか？
4. 迅速に回付して展開しているか？
5. 使っている文書は組織内で決まったものか？

この5つが機能していないと、仕様の引継ぎにヌケモレがあったり、品質不正が見抜けない状態に陥ります。

だからといって、資料を丁寧過ぎて時間かけて何度も修正してはいけません。会議など、活動に目的をもって行動することが重要です。

会議録を見ると
●適切な人が出席しているのか？⇒出席者は大丈夫そうです。設計リーダのような責任者やキーパーソンがいるからです。
●会議のインプットとアウトプットは明確か？⇒不明確です。インプット資料、アウトプット資料名称があれば、どんな会議をしたかがわかるはず。
●懸案事項の有無、有るならいつまでにどう解決させるのか？⇒懸案事項は有りますが、5W1Hが不明確。
●迅速に回付して展開しているか？⇒会議後1週間経って調査承認。遅い。宛先もない。誰に伝えるの？
●使っている文書は組織内で決まったものか？⇒文書番号が無いので、勝手に作った文書とされ、有効ではない

見た目良さそうな会議録ですが、監査するとダメダメです。

監査後、改善した会議録が下図のようになりました。改善箇所は朱書きで書いています。これからＯＫ

会議録を例にあげましたが、すべての文書を同様に監査して、どんなリスクが発生しうるかを想定して改善指摘しましょう。逆に、良い点は、高評価しましょう。

③口頭質疑のポイント

監査は半分が文書、半分が口頭質疑になります。口頭質疑のポイントを解説します。

ポイントは３つです。

1. 質疑の目的を理解しているか？
2. 回答が戦略と整合しているか？
3. 部門内を理解しているか？

よく、質問の具体例とか、オープン。クローズドクエスチョンを織り交ぜるとか、書いていますが、それは手段です。口頭質疑の目的は、相手が自分の言葉で部門を説明できるかどうか?です。

部課長なら当然できるはずですが、そうでない場合はその部門内に品質低下するリスクが潜んでいます。例えば、
●情報共有ができていない⇒ヌケモレ
●報連相がない⇒品質不正の温床
●管理できていない⇒部課長が管理できない、他の業務（経営陣からの過度な要求対応など）で逼迫している

などがあります。

質疑の目的を理解しているか？

部門長なら当然理解しているはずですが、たまにズレた回答する部門長がいます。その部門はダメダメです。

監査評価を気にするのか？普段から考えていないのか？　監査質疑の論点がズレることがあります。

部門の業務の目的や意義を普段から考えていれば、質疑は的確に回答できるはずですが、そうでない場合は、部門長の怠慢さが見え、その部門内の管理が甘いリスクがあります。

こういう場合は、
●組織体制図を提示させて、誰がどの業務をさせているか？業務範囲を確認する。
●力量管理表を提示させて、誰が何を何の目的でさせているかを確認する。
と見ていくと、ボロが見えてきます。改善の指摘をしましょう。

回答が戦略と整合しているか？

品質目標を部下に管理させていると、回答がちぐはぐになります。そのときは、部門長が部下と確認するシーンが見ます。「自分、管理してないの？」と部門長に突っ込みましょう。戦略の舵を握る人が握っていないわけですから。

品質目標に入る前に、組織全体の戦略、品質方針を確認してから各部門の目標に入るとよいでしょう。

部門内を理解しているか？

部課長を相手に監査しますが、部門内の人やモノを管理できていないと、誰が何をやっているのかが答えられません。力量管理やコミュニケーション、文書化された情報あたりで質疑するときに、部門内を理解していないと答えられない点が出て来ます。

品質監査だからではなく、普段からの部門の風土醸成が重要です。

まとめ

品質の監査員の階級を作る方法をわかりやすく解説しました。

• ①監査全体の流れを理解する
• ②管理文書のチェック方法
• ③口頭質疑のポイント

第一者監査(内部監査)