内部監査の監査する側・される側の関係がわかる
「内部監査やれって頼まれちゃったけど、不安だよ」と困っていませんか？
こういう疑問に答えます。
本記事のテーマ
- ①役職は監査員の方が下
- ②監査員へのサポートのコツ
- ③非言語コミュニケーションスキルが必要
①役職は監査員の方が下
将来期待できる人に監査員をやってほしい
●内部監査で質疑を多くの人に経験してほしいです。品質を身に着けるには、自分の言葉で質疑するのが一番だからです。
●しかし、内部監査はそんなに回数がありません。年１回で多くても2,3回質疑するくらいです。監査員育成には数年かかってしまいます。
●なので、これからの将来が期待できる3,40代の中堅に監査質疑経験を与えることが組織にとって重要です。
現状、50代が監査員になることが多いです。数年育成しても定年退職へのカウントダウンが始まるだけで、中長期的に品質を見てほしいプロを組織内に育成したいですよね。
被監査側の方が役職は上
将来が期待できる3,40代の中堅に監査質疑経験を与えようとなると、１つ問題があります。
●監査される方：部長、課長
役職が上の目上に質疑しないといけません。これが結構しんどいですよね。普段は逆で、上長から業務指示がくる日々で、内部監査だけは上をチェックするわけです。
という悪意は禁物です。
品質向上につながりません。
部課長へ質疑するのが嫌だという理由で、監査員を断る人も多いです。品質管理担当としても監査員候補を見つけてOKもらうのが大変です。振られまくりです。
監査員を部長級以上にするとやらされ感が出る
「じゃー、監査員に部長級以上をもってきたらいいんじゃないの？」と思いますよね。
これは絶対いやです。
- 経営会議に見たいに、「あれやれこれやれ」といっぱい指示がくる
- 監査側、事務局、被監査側に不条理な指示がくる
- やらされ感が出てしまう
- 自ら品質向上しようとならないため、監査の効果が出ない
「やれ！」と命令しても
品質向上しません。
「自ら良くしよう！」と応援しないといけません。
監査員の選び方は結構考える必要があります。
監査員へのサポートのコツ
3つあります。
- 品管のシニアをサポートに入れる
- ISOのせいにして相手を納得させる
- 相手の良さを引き出すよう質疑する
それぞれ解説します。
品管のシニアをサポートに入れる
内部監査に限らず、品質管理の仕事は、
内部監査、外部審査などの品質管理業務は、相手が各部門の役職者が多いです。平社員だとなかなか伝えづらいし、交渉も難しいです。
そういうこときは、50代後半の品質管理の人を頼りましょう。
先輩に頼むと、ことが進みます。先輩の力やサポートを使いましょう。
ISOのせいにして相手を納得させる
「 ISOなので、すいません」と言いながら、
冷静に客観的に質疑する
タンタンと事実に基づいて機械的に質疑するのもＯＫ
相手の良さを引き出すよう質疑する
監査は、シニアの平の監査員 VS 管理職の被監査側
で、基本、管理職の被監査側が強くし、偉いので、高圧になりやすいです。
もちろん、評価する方は監査側なので、被監査側も緊張しています。
相手を盛り上げましょう。
毎年、厳しい仕事を勝ち抜いている各部門を監査します。それぞれの良さや強みがたくさんあるはずです。また、もっと改善するとベターな提案できる点もあるでしょう。
相手にとって、当たり前なことを高く評価すると、相手も自信をもってさらに向上しようと自ら行動取ってくれます。
③非言語コミュニケーションスキルが必要
どこにも書いていないスキルが求められる
実際にやるとなると、いろいろ緊張するなあ
と、初めて監査する時は特に、緊張や心配事がつのります。その理由は、
誰も教えてくれないし、誰も気づいていないから
非言語コミュニケーションの重要さを解説します。この記事を構成しているときに、非言語コミュニケーションの大事さを気づいて良かった！
監査当日は緊張する
「準備はしっかりしたけど、なんか心配」なのが、監査リーダの本音です。
- 相手の表情が暗い
- ダルそうで、嫌そうで、声のトーンも低い
- 部門長は手を組んで座っているし
- なんか文句あるの？という態度だし
- 被監査側は10人も来たけど、監査側はリーダと記録係の2人しかいないし
- みんな咳きこんでいるし
- 笑顔がないし
- 会議室の部屋が暗いし
- 相手が時間になってもやってこないし
- リモート監査で相手の表情が見えない、怒っている？
などなど、質疑は淡々と進めていても、相手の表情や言語以外の出て来る負のオーラで、監査する方も結構ビビってしまいます。
なので、監査の前に、監査する・される両者の緊張をほぐしましょう。互いに緊張していますから。
●「今日はありがとうございます」と感謝から入る
●「最近寒いですねとか」世間話でもいい
●相手が特に監査評価で心配していることがあれば先に聞いて、心配事を無くす
●「いいところをたくさん見つける監査です」とか「少々不備や論理に矛盾があっても評価下げませんので、どんどんおっしゃってください」とか先に伝えておくとか
監査実施前に両者のキャッチボールしておくとスムーズに進みますし、相手の良い点をたくさん見つけられるはずです。
数回監査やれば身につく
2、3回監査質疑やれば、ベテランの域に入ります。意外ですけど。
ポイントは、
- >最初は緊張する
- 非言語コミュニケーションの難しさに慣れよう！
- 完璧な質疑は最初からできなくてもいい
- うまく行かないときもあるが、気にせず自分なりにやってみる
- 数回監査質疑やれば、力もついてくる
- 基本は組織内（社内）の監査なので、皆が守ってくれていると思えばOK
●監査質疑を依頼する事務局側は、あえて難しい質疑を依頼することで、品質管理の力を身に着けてほしいという思いがあります。
●監査側、被監査側は基本同じ組織に所属するメンバーなので、監査の良し悪しがあっても、組織内でカバーすればよいです。
●通常業務で忙しい合間に、監査を実施しているだけでも、品質管理側としては十分感謝の思いがあります。
まとめ
内部監査の監査する側・される側の関係をわかりやすく解説しました。
- ①役職は監査員の方が下
- ②監査員へのサポートのコツ
- ③非言語コミュニケーションスキルが必要
Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /home/qcplanets/qcplanets.com/public_html/wp-content/themes/m_theme/sns.php on line 119