月: 2022年2月

「何で毎年、暑い夏に監査するの？」、「新規事業に配属され、年間の動きが見えない。いつ監査しようか」、と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①監査側(管理部門側)の都合
• ②被監査側(ライン部門)の都合
• ③監査側と被監査側の都合があう時期がベストだけど
• ④品質担当は、監査実施時期をよく考えている

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

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①監査側(管理部門側)の都合

監査側は同時期に監査がしたい

監査側や、事務局側は、やるべきこととやりたい時期が決まっています。

監査側(管理部門側)の通年業務

ざっといくと、

●年度初め(主に4月)
・品質方針の更新を経営者と確認
・品質目標の更新と各部門への展開

●年度末(主に3月)
・各部門の品質目標や品質活動の結果評価
・マネジメントレビュー実施

なので、年度初めと年度末の間の６月から１２月の間に内部監査と外部審査を実施したいと考えて毎年管理しています。

内部監査は回数に制限がなく、外部審査は年1回ですが、組織内の活動や改善の浸透状況を考えると、内部監査も外部審査も年１回ずつが妥当でしょう。

外部審査は、基本的に監査を受ける側が顧客なので、審査時期、内容、監査員を選ぶことができますが、当然、リソースは有限なので、早め計画を固めたい思いがあります。

②被監査側(ライン部門)の都合

業務の納期によって、監査したい時期が変えたいはず

一方、組織内で監査される側を考えます。

毎年、同じ業務を繰り返す組織なら単純ですが、当然、納期によって閑散期と繁忙期があります。閑散期に監査をさっさと終えて、繁忙期は本業に集中したいのが本音です。

閑散期と繁忙期を考慮して監査日程を決める

被監査側の業務の閑散期と繁忙期を想定します。３つ考えられます。

1. 年度初めが閑散期で、年度末につれて繁忙期になる。毎年同じサイクルである場合
2. 閑散期と繁忙期期間は毎年同じであるが、年度途中に切り替わる場合
3. 閑散期・繁忙期がいつ、期間がどれくらいかわからない場合

１は、設備系や公共工事が該当します。毎年４月にスタートして、6月に製造開始して、12月くらいに出荷して2,3月で現地搬入するパターンです。

2は、１の時期がずれた場合を想定します。

3は、量産品の場合です。

基本、製造業で考えると、インデント品(個別生産)と量産品の2種類があります。どちらかのパターンに該当する人がほとんどでしょう。

③監査側と被監査側の都合があう時期がベストだけど

基本は、

年度初めが閑散期で、年度末につれて繁忙期になる場合

このパターンが、監査する側も、される側にとってもベストです。夏の6月に内部監査を実施し、その結果をまとめ、共有して外部審査にのぞむことができます。

●4月：品質方針、品質目標の策定と発信
●５月：内部監査実施発信と監査員アサイン・教育、外部審査計画
●6月：内部監査実施
●7月：内部監査結果まとめ、外部審査実施
●8月：審査結果まとめ、改善の機会指示
●9月以降：各部門にて改善対応と浸透
●2月：年度内の品質活動、実績の集計
●3月：マネジメントレビュー実施と次年度への指示事項共有
これを毎年繰り返す。

各品質活動が順番ごと一定の間隔で進められるため、品質定着しやすい動きが取れるのと同時に、監査日程も毎年決まっているため、監査側もされる側も落ち着いて準備対応ができます。

閑散期と繁忙期が、年度途中に切り替わる場合

監査する月を夏から秋にずらせばよいですが、改善の機会と浸透する時期が冬になり、そのあとすぐにマネジメントレビューで経営者に報告が必要です。

内部監査や外部審査から受けた改善指示事項を浸透したかどうかを十分に経営陣に報告できません。この条件を経営陣に理解してもらうか、または、マネジメントレビューを上期・下期年２回としたらよいでしょう。

上期のマネジメントレビューは、改善の浸透状況を重視して報告し、
下期のマネジメントレビューは年度の品質活動全体を報告する
趣旨にするとか考えるとよいでしょう。

閑散期・繁忙期の時期や期間が不定の場合

量産品の場合が該当します。これは組織内で決めた方がよいです。

1. 閑散期に合わせて毎年実施月を変える場合
2. 繁忙期でも毎年実施月をそろえる場合

理想は、閑散期に合わせて毎年実施月を変えることですが、監査側も監査される側も事務局も毎年対応が大変でしょう。

繁忙期でも、監査を受審する管理職の日程を確保して監査するケースが多いと考えます。

ISO9001 2015版になって、審査のための書類整理が不要となり、現行の業務やプロジェクトに関する文書を使って監査対応すれば問題ないはずです。

④品質担当は、監査実施時期をよく考えている

理想的な品質活動の流れ

事務局の仕事はたいして難しいものではありませんが、品質活動を順序よく、ほどよい間隔をあけて活動したいのが本音です。

理想的な通年の流れを再掲しますが、
●4月：品質方針、品質目標の策定と発信
●５月：内部監査実施発信と監査員アサイン・教育、外部審査計画
●6月：内部監査実施
●7月：内部監査結果まとめ、外部審査実施
●8月：審査結果まとめ、改善の機会指示
●9月以降：各部門にて改善対応と浸透
●2月：年度内の品質活動、実績の集計
●3月：マネジメントレビュー実施と次年度への指示事項共有
これを毎年繰り返す。

何年か経過すると、監査側、被監査側、事務局、外部審査機関も通年の動きを理解してくるので、よい連携ができてきます。

また、監査・審査実施月をそろえると12月間の品質活動の経過も確認でき、毎年の継続的改善を確認できます。

品質活動を大きく変える必要がある場合

ただし、大災害などの大きな外部課題が発生すると、通年の動きができなくなります。

品質方針・目標⇒審査、監査⇒改善の機会と浸透⇒マネジメントレビューの報告の中で、優先順位を組織内で決めて、外部課題の対応をしながら組織内の品質活動を促します。

まとめ

「品質監査はいつ実施するのがベストか」をわかりやすく解説しました。

• ①監査側(管理部門側)の都合
• ②被監査側(ライン部門)の都合
• ③監査側と被監査側の都合があう時期がベストだけど
• ④品質担当は、監査実施時期をよく考えている

第一者監査(内部監査)

「ISO9001取得しているけど、いくらかかっているの？」、「それに見合うメリットがあるの？」、と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①実際かかる費用
• ②費用に対するリターンはあるか？
• ③ISO取得企業が減っている理由
• ④ISO取得は手段、目的を明確に

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

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①実際かかる費用

実務経験の話

組織の規模が1,000人程度でのISO9001にかかる費用を解説します。

主な内訳は、

審査は数種類あって、
●数年に１回の大規模な審査を１週間コースで実施
と
●毎年、継続的な小規模な審査を3日程度で実施
があります。

審査は、例えば、小規模、小規模、大規模と3年に１回大規模、それ以外の年は小規模として、3年で組織の全部門を一通り審査する工程になります。

コロナによる出張費フリー化

コロナ禍になると、移動禁止になるので、リモート審査に変わりました。現場の空気や雰囲気が伝わりにくいデメリットがありますが、移動・宿泊が無くなり、時間と費用が減るメリットが得られます。

ただし、ペーパー会社や、架空の会社・現場ではないことを審査員が確認するために現地入りしますので、完全リモート審査にはならないはずです。

何年も審査して、実際に支社店や現場があると信用できる組織なら、完全リモートになるでしょう。

ISO9001,14001,45001を全組織で取得すると

ISO取得・継続だけで年間億単位かかる

「なんだー、2百万円程度か」と高くなさそうですけど、
●全組織が数万人にて、
●ISO9001,ISO14001,ISO45001な
どいろいろ取得が必要になると
数千万、億の単位で毎年かかります。

ISO関連の担当者の人件費も結構かかる

組織内の担当者を結構な人数を用意する必要があります。

中小企業にとってISOは高い

当然、中小企業ではISOに手が出にくくなりますよね。投資に対するリターンが見合わないといけません。

②費用に対するリターンはあるか？

リターンがある場合は、２つあります。

1. ISO取得組織だけ受注できる案件がある
2. ISO取得で他社との差別化を図る

前者は、大企業による、大規模工事が当てはまり、
後者は中小企業が取る戦略でしょう。解説します。

ISO取得前提の受注案件

よく公共工事で自治体から数億円規模の新設や更新工事を受注したい場合に、ISO取得が前提となります。

ISOで億単位払っても、それの数十倍の受注額が取れれば、ISOは簡単にペイできるわけです。

ISO取得を差別化戦略につかう

しかし、受注額が少ないと、ISOが簡単にはペイできません。
しかし、その苦しさは他社も同じなので、
ISO取得による他社との差別化戦略に使い、受注につなげる戦略には有効です。

サービス業の中で、意外な会社や組織がISOを取得するのは、他社との差別化、自社のブランド力アップに使うためです。

ISOや品質マネジメントシステムの文面にはビジネス色はありませんが、実際は結構な経費がかかります。是非、投資に合ったリターンをゲットしましょう。

③ISO取得企業が減っている理由

ISOにかかる費用が高いので、当然取得企業が減っています。

日本のISO取得数推移

ISO9001もISO14001も近年は取得数が減少しています。

各国の取得数推移を見ても減少傾向です。
なぜか、中国が増加していますけど。

データは、ISOサーベイより引用

1. 2000年代にISO取得数が増加したが、近年は減少
2. 建設業で公共工事に一時期ISO取得必須な時期があったため
3. ISOのコスト負担のわりにリターンが少ないからISOやめる企業が多い

確かに、ISO取得・継続はコストがかかります。それにあうリターンがないと企業もISO取ろうとはなりません。

④ISO取得は手段、目的を明確に

ここで、重要なのは

ISOの取得有無に関係なく、
●まず、良し仕事ができるチームや組織を作る
●結果を出し続ける
●ISO取得のメリットがあれば、取りに行けばよいです。

良し仕事ができる仕組みを考えるヒントにISOの要求事項を学ぶことは有効です。ISO取得有無に関係なく、良い手本を真似ることが大事です。

ISOのために働くのは、「手段」を「目的」化しており、逆です。

まとめ

ISO9001にかかる費用について、わかりやすく解説しました。

• ①実際かかる費用
• ②費用に対するリターンはあるか？
• ③ISO取得企業が減っている理由
• ④ISO取得は手段、目的を明確に

第三者監査(外部監査)

「品質監査の監査員って実際どんな人なの？」、って気になりますよね！

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①第一者監査(内部監査)の監査員あるある
• ②第二者監査(取引先監査)の監査員あるある
• ③第三者監査(外部審査)の監査員あるある
• ④内部監査員って結構気を使って人選している

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

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①第一者監査(内部監査)の監査員あるある

自分の組織内の監査員のあるあるを列挙します。

1. 基本は、品質担当がやるべき。品質監査が本業だから
2. 実際は、品質担当でも監査員に向かない人が多い
3. ライン部門で仕事できる人に監査員を依頼する方がよい場合が多い

品質担当でも監査員に向かない人が多い

これができなかったら、何を普段仕事しているの？と思いますが、実際多いです。監査ができない理由を挙げます。

1. ISO,QMSを理解していない
2. 監査質疑ができる力がない
3. 自分の偏った考えを押し付けて監査したことがある

監査とはいえ、監査する側も、される側も気持ちよく監査するために、監査員に求められるスキルがあります。それが足りない品質担当が結構多いです。

ライン部門で仕事できる人の方がベター

仕事できる人は、仕事の質も高いです。
仕事できる秘訣とISO,QMSがうまくつながっているので、監査員に向いています。

また、日ごろ顧客などの利害関係者と業務連携しているため、相手の接し方が上手です。こういう人望の厚い人へ監査をお願いしましょう。

②第二者監査(取引先監査)の監査員あるある

第二者監査(取引先監査)の監査自体が少ない

基本は、品質担当が監査してもよいですが、他社を監査する場合は、
・定期的に監査したい場合
・トラブル発生原因が取引先だったため品質チェックしたい
など、直接利害関係にあった組織の人を監査につけた方がよいです。

品質担当はサポートも徹すること！

基本は、被監査側は、監査実施を嫌がります。なので、延期や中止の空気で連絡やり取りします。これでは、利害に合った部門の監査員候補も通常業務で忙しいので監査中止しようとなりがちです。

ここは、品質担当がしっかり監査実施へのサポートをしましょう。

③第三者監査(外部審査)の監査員あるある

外部審査員ってこんな人

数年、外部審査員とおつきあいありますが、大体こんな人たちです。

1. シニアが多い(基本6,70代、50代は若手扱い)
2. 出張が多いので元気で旅行好き
3. 温厚な人が多いが、一部我の強い人もいる
4. 審査のスピードはゆっくりでよく、早口は不要
5. デジタルに疎な人が多いけど、コロナ禍によるリモート対応に慣れてきた

基本は、被監査側が監査側に監査費用を払っている形なので、監査員を選べる裏側もありますけど、大体こんな人たちが多いです。

シニアが多い理由

いくつか理由がありますが、

1. 定年退職後の職業としての監査員
2. 年上な監査員なら、被監査員もちゃんと対応する
3. 品質管理は経験が必要

別に20代で社会人1年目でも、ISO、QMSに対して、バッチリ監査できたら、それでもOKです。

年齢、見た目で相手の態度が変わるのは事実です。これは仕方がない。ですが、ギャップが大きいとそれはそれでちゃんと相手も対応します。20代の若い監査員でも、鋭い指摘を連発すれば相手が50代の部課長でもビビるはずです。

今年は、どんな監査員に出会えるか、楽しみです。

④内部監査員って結構気を使って人選している

裏情報があちこちからやってくる

組織内から監査員候補や監査員一覧表を見ると、何人か監査やって欲しい人が入っていないことがあります。

その人を監査員にアサインしようとすると

と、声がかかり、
●ここだけの話だけど・・・
●オフレコでお願いだけど・・・
と人選を変える依頼が指示がきます。

裏情報あるある

いくつか挙げますけど

1. ISO,QMSを理解していない
2. 監査質疑ができる力がない
3. ふざけてやっている、真剣さがない
4. 自分の偏った考えを押し付けたため口論になり監査中断になった
5. 周囲からの評判が悪い人は監査員絶対ＮＧ

監査する能力が無いからとか、熱い思いがあるけどに相手のニーズに合わない、とかいろいろあります。

私の前任者が作った内部監査員名簿ですが、見えない所に、「評価の○×列」がありました。,

上の表では、★★★★★さんが過去に4回監査したけど、評価は×になっており、この人を選ぶな！というメッセージがありました。

品質担当あるあるですが、結構重要な情報です。でも、こういう表を見ると、

人が人を評価するのが監査なので、機械やロボットのようにばらつきなしの標準化ができないんですよね。

とくに、品質関連の業務は高齢な人が多くなる傾向があります。監査の相手は部課長なので、年齢や風貌もそれなりに対等でなければ、若くて優秀な監査員でも、相手がナメテかかることもあります。

けど、若い人の方が、吸収も早く、柔軟性に富んでいるし、将来管理職になったときに監査した経験がプラスに絶対働きます。

なかなか、外に出ない情報ですけど、貴重なので紹介しました。

まとめ

ISO9001 品質監査の監査員をやるメリットをわかりやすく解説しました。

• ①監査員をやるメリットとデメリット
• ②人間力が高まる
• ③他組織のノウハウが学べる
• ④品質から経営が学べる
• ⑤顔が広がる

第一者監査(内部監査)

「品質監査で監査員やっているけど、メリットがわからない」、「品質監査して何が得られるのか？がわからない」、と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①監査員をやるメリットとデメリット
• ②人間力が高まる
• ③他組織のノウハウが学べる
• ④品質から経営が学べる
• ⑤顔が広がる

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

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①監査員をやるメリットとデメリット

はっきり言って、メリットしかありません。メリットを伝える品質担当が少ないか、伝えるのが下手なのかわかりませんけど。

監査員をやるメリット

メリットが多いです。やらなあ損！です。

1. 人間力が高まる
2. 他組織のノウハウが学べる
3. 品質から経営が学べる
4. 顔が広がる

監査員をやるデメリット

もちろん、デメリットはあります。でも、すぐ解決できますよ。メリットの方が効果大です。

1. 監査が面倒くさい（すぐ慣れます）
2. 監査の勉強が大変（すぐわかります）

監査員になって、監査質疑しましょう。普段の業務の意義や組織経営のあり方が見えるようになります。

ここから、監査員をやるメリットを４つ挙げます。

②人間力が高まる

人間力とは

ここでいう人間力とは、「あなたの能力」、「相手への配慮」、「リーダーシップ」などです。

あなたの能力が上がる

まずは、ISOや組織内の品質マネジメントシステムの概要や専門用語を勉強するので、能力が上がります。

慣れてくると、その目的や意義を自分で考えるようになります。

目的思考が身につくので、能力向上します。

さらに、 ISOや組織内の品質マネジメントシステムの使いにくい用語をわかりやすく解説できると、相手にわかりやすく説明できる能力もアップします。

相手への配慮

●「品質はこうあるべき」という型が、あなたの中でできてきます。しかし、実際の組織はその理想からずれた現実があります。

理想に近づけない現状を考慮した上で、改善指導ができるようになります。

相手への思いやる心がなければ、監査員はできません。

リーダーシップ

監査質疑中は、監査員自体が孤独との闘いです。

1. 相手にちゃんと質問が伝わっているか？
2. 相手は怒っていないか？
3. 自分が出した質問に意味はあるのか？
4. 監査にいるメンバーを引っ張っていけているか？

いろいろ悩みながら、質問しているのです。これだけ悩むのは、あなたのリーダーシップが成長痛を伴って、成長しようとしているから。

リーダーに向いていなそうな人も、監査経験を通じてリーダーシップが身に付きます。

③他組織のノウハウが学べる

質疑が最大の学び

相手の心を開いてもらうには、自分の心を相手に開くことです。

相手へ教えたり、質問することは、実は相手から学ぶことでもあります。

監査なので、強制的に質疑応答になりますが、自分の考えた質問と相手が考えた答えですから、それぞれそのノウハウや背景があります。互いに工夫や苦労している点を共有しましょう。

④品質から経営が学べる

質疑こそ最大の学び

品質監査員で質疑してほしい理由は、

なので、監査員は品質管理担当以外の組織の人にお願いしましょう。品質管理以外の組織の人も、品質を勉強するよいチャンスだからです。

品質は手段、目的は何か？

当たり前の質問が、当たり前に答えられないのですが。

って、すっと答えられますか？

品質の目的を考えることが重要で、
●収益
●社会的責任
●継続的成長
●愛
とかいろいろ出て来るはずです。

技術側も経営を勉強すべき

つまり、「品質は経営学ぶ玄関口」です。

経営を学ぶのはなぜ重要か？

周囲に経営がわかっていない人が多いので、強く感じます。経営を学ぶのが重要な理由を挙げます。

1. 組織運営するメカニズムを理解するには経営学が必須
2. 経営を知らないと経験と勘で組織を見たり動かそうとする
3. 品質改善のアプローチは経営の観点で言わないと相手は動かない
4. 品質不正のメカニズムは経営課題なのに、技術部門と品質部門だけの問題と狭くとらえがち

つまり、

なので、
●品質管理⇒経営
を勉強して、
●管理職⇒経営陣へ
と歩む道に進みましょう。

⑤顔が広がる

どんな組織でも品質管理部門は１部門です。大きな組織になれば、１部門で多くの部門を監査する必要があります。

多くの部門の人と関わる機会なので、相手に名前を覚えてもらえるチャンスです。

相手への良いイメージを覚えてもらえれば、その後の組織な政治力も高まります。

是非、品質監査の監査員を申し出てみてください。

まとめ

ISO9001 品質監査の監査員をやるメリットをわかりやすく解説しました。

• ①監査員をやるメリットとデメリット
• ②人間力が高まる
• ③他組織のノウハウが学べる
• ④品質から経営が学べる
• ⑤顔が広がる

第一者監査(内部監査)

「内部監査の監査員やれって言われたけど、何をしたらよいかがわからない」、と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①ISO19011に準拠
• ②自組織オリジナルルールでもいい
• ③内部監査員になったら、何をすればいいの？

本記事の最も伝えたいこと

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

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①ISO19011に準拠

ISO9001 9.2内部監査を読んだらISO19011も読むこと

と思いますよね。難しいから。

大丈夫です！　無理とか不安がっている人ほど、監査がとてもお上手なんです。逆に変な自信家は監査させない方がよいですね。

ISO9001でおさえておくべき内容

「ISO9001 9.2内部監査」をさらっと読んで、次を確認しましょう。自分で考えてもＯＫですし、品質管理担当に質問してもいいし、QCプラネッツにお問い合わせいただいてもＯＫです！

1. あなたの組織の品質マネジメントシステムをイメージできるか？
2. 品質管理として組織で使っている文書、ルールを確認する
3. あなたの業務フロー(あなたの組織には必ずＱＣ工程図があるはずです)
4. 前年度のあなたの組織の内部監査、外部審査の結果報告書を読む

<p上の4つを確認するだけで、バッチリ！です。

●組織の品質マネジメントシステムのイメージ

関連記事、ISO9001 2015 8_1 運用の計画及び管理がわかるにも解説していますが、
横がプロセス、
縦が組織体制
マトリックスで、それぞれ品質を作りこむ仕組みですね。

品質マネジメントシステムって、こんな図やイメージでＯＫです。

●文書、ルールを確認

上司や先輩から何回も修正して書き直しさせられる面倒な文書で、
読んでも理解しづらい社内規定とかありますよね。

折角なので、よく使っているものでＯＫなので文書やルールの意味を理解しましょう。
上司や先輩達が苦労したところを、今後苦労かけないために作られた愛情ある文書やルールであるとわかります。でも何度も修正ってダルいけど

あなたが後輩たちへ指導する番や時期なのでしょう。

●あなたの業務フロー(あなたの組織には必ずＱＣ工程図があるはずです)

業務フローは慣れるまで2,3年かかり、何度も修正させられて習得したはずです。でも、誰がやっても同質の結果になるようにＱＣ工程図が規定されているはずです。そうでないと、皆我流になってしまいます。

QC工程図を見たら、暗記は不要で、内容を理解(なぜこのフローが必要なのかをツッコむこと)しましょう。説明求められても大丈夫にしておきましょう。

●前年度のあなたの組織の内部監査、外部審査の結果報告書を読む

最低限、これだけやりましょう。どんな監査やって、どんな結果なの？を見て、雰囲気を把握しましょう。まずは、報告書のモノマネから入りましょう。

ISO9001には書いていない、実務のエッセンスを解説しました。
でも、ISO9001には監査員や監査の仕方は書いていません。ISO19011に書いています。

ISO19001でおさておくべき内容

たくさん書いているわりに、何をどうやればいいのかがわかりにくいです。

ISOは私たちが一番知りたい「how」は書いていません。つまり、「how」はお任せで良いということですし、考えて実行しようということです。

ISO19011　ここだけ知っておいて！

２点あります。

1. 何を監査するのか？(ISO19011 5.2)
2. どんな人が監査員になるべきか？(ISO19011 7.22)

何を監査するのか？(ISO19011 5.2)

要求事項をシンプルにまとめると次のとおりになります。

1. 外部の課題、内部の課題
2. 組織のリスクと機会
3. 利害関係者のニーズと機会
4. 組織の一連のプロセス(営業、技術、製造など)
5. 品質目標などのパフォーマンス評価(KPI、不適合など結果)
6. 前回の監査結果の対応

あなたの組織の監査報告書の項目に書いている内容に近づいでしょう。監査項目は上の要求事項から来ています。

どんな人が監査員になるべきか？(ISO19011 7.22)

いっぱい書いていますが、ポイントは

1. 倫理的、公正、信用、正直、誠実
2. 心が広い、外交的
3. 観察力がある、適応性がある
4. 粘り強い、協力的である

つまり、悪意なく客観的に評価でき、被監査側と協力して、課題を抽出できる人です。高圧的で、言いくるめる人、主観的な人はNGです。

②自組織オリジナルルールでもいい

ISOに要求されていない事項は自分たちで決めてよい

自分たちで決める必要がある項目は例えば、

1. 監査員資格(役職、年齢、業務経験、人柄)
2. 監査員期間(設けてもいいし、設けなくてもいい)
3. 監査員ランク(ISOはリーダ、監査員と分けている、それ以外でもOK)
4. 監査員育成方法

など、があります。監査運営する中で、わからないこと＆ISOに書いていないことは、自分たちで決めてよいです。

ISO認証機関やコンサルからヒントを得ても良い

自分たちで決めるとなっても、意外と手間です。
●意見が合わない
●誰も決めない
からです。

外部の助言が、うまく進むことが結構あります。実務経験でよく感じます。

●外部審査と内部監査がリンクすることが多いので、外部審査する機関側からアドバイスもらうのがよいでしょう。また、彼らも売り込みに来ますから、うまく活用しましょう。

③内部監査員になったら、何をすればいいの？

先輩のモノマネでいい

最初は、内部監査に出席して、雰囲気、メモ、議事録のとり方をモノマネします。

監査リーダの質疑方法もよく見ておきましょう。基本は先輩のマネでＯＫです。反面教師的なリーダならその逆をやれば、あなたも立派な監査員になれます。

監査リーダになったら？

何回か内部監査を出席して、雰囲気をつかんで、監査リーダを依頼されたら、
もう少し気合を入れてましょう。

監査リーダがやることは、

1. 事務局(品質部門)との連携
2. 被監査側への事前挨拶メール
3. 監査に必要な文書を事前に被監査側から受け取る
4. 受け取った文書を見て、達成・未達の項目や前年度から大きく変わった点をチェック

などがあります。自分が質問しなければならなくなるので、
●相手の文書の内容
●評価基準のための社内ルールの確認
などを意識して準備するはずです。

まとめ

内部監査(第一者監査)の監査員のやる事をわかりやすく解説しました。

• ①ISO19011に準拠
• ②自組織オリジナルルールでもいい
• ③内部監査員になったら、何をすればいいの？

第一者監査(内部監査)

「品質監査があるけど、何で必要なのかがわからない」、「品質監査して何が得られるのか？がわからない」、と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①どんな監査が必要かを考える？
• ②監査実施に何が必要なのか？
• ③ISO9001とISO19011をセットでおさえる

本記事の最も伝えたいこと

ISO9001 2015 内部監査員育成問題集をを販売します！

ISO9001 2015 内部監査員育成する問題集【問題編】を紹介します。ISO9001 取得に向けてISO9001 の構築、内部監査・外部審査の実施、監査のフィードバックや、今後のリスクに対する対処方法を考え抜く問題集です。

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①どんな監査が必要かを考える？

目的別に3つの監査が考えられる

目的と相手を考える

1. まず、自分に対して品質が作りこめる組織かをチェック
2. 次に、取引先に対して要求品質が作りこめているかをチェック
3. ある標準の認証を得たいから認証機関がチェック
4. 他に、目的があれば

それぞれを見ていくと、
●自分に対しては、第一者
●相手に対しては、第二者
●認証に対しては、第三者
●それ以外は、第四者
…
と区分できますね。

実際は、自分、相手、認証機関の第一者、第二者、第三者の3つがあります。もし4つ目以降があれば教えてください。第四者監査以降は聞いたことがありませんが、論理的に考えたらあっても良さそうですね。

ISO19011では監査のタイプをまとめています。暗記せず、自分で考えたものと同じですね。

第一者監査は、自分で監査するので、「内部監査」
第二者監査は、わかりやすく「取引先監査」
第三者監査は、よく「外部審査」
という言い方で区分します。

監査の実態

第一者監査(内部監査)はISO有無に関係ない

第一者監査(内部監査)は、ISO認証取得する/しないに関係なく、自主的に監査しても良いです。トップなどの責任者が監督することが多いです。

しかし、自ら面倒なことはしたくないですよね。
・よっぽど社会や外から叱られて、収益悪化した場合
・世界一を目指すストイックな組織
以外は内部監査を自主的に実施しないですね。

ISO9001取得すると内部監査、外部審査は必須

ISO9001の要求事項には、「9.2 内部監査」があります。もちろん、認証機関からの外部審査もあります。

ISO9001になぜ「内部監査」を要求するのか？

自主的に実施する内部監査を、なぜISO認証の方が要求するのか？変ですよね！理由は２つあります。

1. 自主的に内部監査しないから
2. 外部審査は費用と時間を考慮すると全数検査ではなく抜取検査しかできない。一方、全数検査したエビデンスが欲しいため、内部監査で全組織を監査するよう要求

ISO9001の「内部監査」は「外部審査」の補完する形になります。けど、どうせ自主的に監査するなら、攻めの姿勢で監査して、組織力を高めましょう！

第二者監査は実施しづらい

自分VS相手　で利害関係は真逆です。

第二者監査は他の監査に比べて、実施のハードルが高いのが実態です。

②監査実施に何が必要なのか？

対応者

誰が何をしなければならないか？　登場人物を挙げて考えます。3者いますね。

1. 監査する人(監査員)
2. 監査される人(被監査員)　対象組織の部課長
3. 事務局(品質担当)

監査をうまく運営するためには、3者に何が必要かを考えましょう。

何もない状態で、監査開始しても下図のようになります。

何をすれば、監査が機能するかを考えましょう。

監査者に必要なもの

考えると、

1. 監査質疑する力
2. 監査結果の評価する力

被監査者に必要なもの

考えると、

1. 監査の回答への準備
2. 品質関連の文書管理
3. 自組織の戦略、実績、評価が自分の言葉で説明できること

ただし、１つだけ必要としなくてよいものがあります。

事務局が必要なもの

監査側と被監査側の両方をサポートしましょう。単なる事務員ではダメです。

1. 監査員の育成、教育
2. 組織内のルール構築、文書管理
3. 監査の計画、運営、サポート
4. 監査結果のフィードバック

自分で監査をすべてリードするのが品質事務局の役割です。

③ISO9001とISO19011をセットでおさえる

ISO9001がベース

ISOと言ったら、「ISO9001」というくらい有名です。

ISOの文面は解釈が難しいです。QCプラネッツはわかりやすく関連記事ISO9001 2015がわかるで解説しています。ISO9001で理解が不安な場合、関連記事で確認ください。

大事なポイントは、

ISO19011に監査の指針がまとめてある

ISO19001は監査の方法、監査員についてまとめています。

監査の質疑やまとめ方は、組織内の過去の遺産をそのまま流用している可能性が高いです。間違っているわけではないけど、なぜこうなっているのか？は一度考えるとよいです。

QCプラネッツでは、なぜ？という部分を詳しく解説していきます。

まとめ

品質監査(第一者監査、第二者監査、第三者監査)をわかりやすく解説しました。

• ①どんな監査が必要かを考える？
• ②監査実施に何が必要なのか？
• ③ISO9001とISO19011をセットでおさえる

第一者監査(内部監査)