品質監査で高評価がもらえるコツがわかる
「品質監査で良い評価を獲得する方法がわからない」、「品質監査で評価の加減方法がわからない」と困っていませんか？
こういう疑問に答えます。
本記事のテーマ
第一者監査(内部監査)、第二者監査(取引先監査)、第三者監査(外部審査)共通のテーマです。
次に、良い評価につながるコツを理解する。
- ①監査の評価基準
- ②監査の評価加減基準
- ③良い評価につながるコツ
①監査の評価基準
良い活動を継続して、良い監査評価をもらうためには、監査の評価基準を知る必要があります。ただし、監査の評価基準のために業務するわけではない点に注意しましょう。
監査の評価基準は主に2つありますが、ほとんどISO9001の要求事項内におさまるでしょう。
- ISO9001の評価基準
- 自組織の評価基準
ISO9001の評価基準
ISOの要求事項は3つあります。
- 適合性(ISO9000 3.6.11)
- 有効性(ISO9000 3.7.11)
- 妥当性(ISO9000 3.8.13)
難しいなあ、どうやって評価すればいいのんだろうか？
わかりやすく解説すると、
●適合性：(i)規格や法令などの要求事項や(ii)顧客要求事項 どおり業務しているかどうか。
●有効性：マネジメントシステムが組織の役に立っているかどうか。各自勝手な進め方をしていないかどうか。
●妥当性：要求事項を満たしているかどうかを客観的証拠から見て確認する。
なので、監査では
●業務の一連の流れを診る(適合性をチェック)
●被監査側のメンバーのやり取りを見て、有効に組織が機能しているかを見る(有効性)
●ちゃんと結果が出ているかを確認(妥当性)
を診ていきます。
自組織の評価基準
ISOの「適合性、有効性、妥当性」以外にチェックする基準が、もしあればそれも自主的に監査しましょう。
②監査の評価加減基準
●良い活動なら加点、
●改善が必要なら減点、
●特に問題なければ現状どおり0点
と評価しますが、どうやって加減したらよいのでしょうか？
加減基準は自分で決めてよい
ISOでは監査基準の加減の方針は書いていません。ISOに書いていないことは、自分たちで決めてよいのです。だから、難しいですね。
監査評価基準は、減点基準から考えるとわかりやすいので、解説します。
減点基準から考える
最初に、減点基準から考えるとわかりやすいです。減点基準の逆が加点基準になりますね。
●減点基準とする場合は、以下の場合です。
- 監査質疑や、提示文書にヌケモレがある
- 要求事項をやっていない
- 監査回答に矛盾がある
- 被監査側の活動と組織の戦略が整合していない
ヌケモレ、矛盾、不整合があれば減点しましょう。これらは、客観的なので、他人が監査しても同じように減点するでしょう。
なぜなら、組織のマネジメントシステムが相手の要求レベルに届いていないからです。
これができていないなら、減点対象としてよいです。
ヌケモレ、矛盾、不整合があると、今後、どんなリスクが発生しうるか想像できますよね。
加点基準を考える
●組織の成功の必要最低条件とは、相手の要求レベルを満たすこと としました。これが不足すると減点とします。では、加点はその逆をしましょう。
●加点に明確な基準はありません。難しいですが、各自決めればよいです。次のように基準を定義したらよいでしょう。
●「相手の要求レベル」 >「マネジメントシステム」 減点
●「相手の要求レベル」 < 「マネジメントシステム」 加点
つまり、「マネジメントシステム」での活動が「相手の要求レベル」以上のものであれば、「Good!」として加点すればよいです。各部門、汗水かいてがんばっているので、絶対加点できる活動結果があります。監査員は加点対象を見つける努力をしましょう。
加点評価の事例
解説します。例えば、QCDの観点から加点対象を探しましょう。
●Q（品質）⇒顧客要求品質よりさらに低不良率化する工夫とか
●C（コスト）⇒相手の要求以上の提案力で売上アップの工夫とか
●D（納期）⇒生産効率向上による業務スピードアップの工夫とか
QCDPESMの観点でそれぞれ工夫している活動があるはずなので、顧客要求以上のものを実現した例を見つけると加点しやすいです。
●Q（品質）
●C（コスト）
●D（納期）
●P（生産性）
●E（環境）
●S（安全）
●M（士気）
それぞれの観点で良い活動結果を探そう！
③良い評価につながるコツ
監査側の話をしてきましたが、今度は、監査される側が加点につながるコツを解説します。
一発逆転で簡単に加点されるわけではなく、日々の積み重ねしか加点につながりません。以下の3点が加点につながるコツです。
- 業務の基本をマスター
- 相手の要求レベルを超える施策を考える習慣
- 周囲の環境変化をチャンスに変える力
業務の基本をマスター
何事も、基本をマスターすることです。
●迅速かつ、ヌケモレのない報連相
●顧客の要求事項、規格・法令の確認
●受注案件独自に注意すべきこと
●組織内に業務引継ぎする際の注意事項
●スケジュール管理
●リスク管理
●文書記録の維持・保持
これを常に網羅しておけば、監査減点対象になりません。でも、これが一番難しいですね。
●正しい仕事を教える先輩や教育制度
●正しい仕事をさせる組織風土
が、無いと業務の基本がマスターできず、半人前のまま年を取っていくことになり、いつまでも監査で減点されることになります。最初が最も大事！
相手の要求レベルを超える施策を考える習慣
業務の基本をマスターできれば、次は、「相手は何を求めているのか？」だけ見ておけばＯＫとなります。
業務経験が積み重ねていくと、全体を俯瞰できるようになります。
- 「相手は何を求めているのか？」
- 「相手の要求事項より、もっと提案すべきことがないか？」
- 「相手は要求そのものがどうあるべきか？」
このあたりまで、できるようになると、提案力が増し、顧客満足向上につながります。もちろん監査の加点対象につながります。
高評価をいつももらう先輩がたくさんいると、後輩もそれを真似するので良い循環が組織に流れることになります。一方、その逆もあるので注意です。
周囲の環境変化をチャンスに変える力
業務に慣れると、あまり新しいことをしたくないのが人間です。
●業務の最適化、新技術の適用は自分によって脅威
●若くないから、新しいことをしたくない
よくわかりますが、日ごろから業務の最適化、新技術の適用は挑戦しましょう。
●業務効率化によって、顧客満足を考える時間や施策が増えた
などのメリットがたくさんありますし、監査の加点にもつながります。
コロナ禍などのリスクに対して、しなやかに対応でき、
監査加点につながる
成長なくして、加点なしです！
まとめ
品質監査で高評価がもらえるコツをわかりやすく解説しました。
- ①監査の評価基準
- ②監査の評価加減基準
- ③良い評価につながるコツ
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