カテゴリー: 実践

「標準類って何？」、「標準類がなぜ必要なのかがわからない」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①標準類に何があるのか？
• ②標準類を作る理由
• ③標準類を作る方法
• ④標準類を更新する理由

標準類に何があるのか？

標準類とは何か？

●難しい用語です。
「標準」が難しいし、
「類」って何？
ですよね。品質管理用語としても、品質監査にしても重要なので、わかりやすく解説していきます。

標準類とは

次に、どういうものを標準類にするかを解説します。

標準類にするもの

●具体的には、以下でしょう。

1. 繰り返し行う頻度の高い業務
2. 全員が行う業務
3. 頻度は低いがミスしやすい煩雑で難しい業務
4. 継承が必須な業務
5. 法令・規格への届け出
6. プログラミング

最後のプログラミングをあえて入れました。システムを導入するほどではないけど、集計や処理を個人レベルで作ってうまく運用していることが多々あります。

そういうプログラミングは担当者が独学で学んで作ったものが多く、その担当者が異動でいなくなると、その業務が継承されなくなります。

標準類の具体例

●具体例をいろいろ挙げましょう。組織にはいろいろな文書やルール、会議がありますね。

1. 作業手順書
2. 工程管理表
3. 会議録
4. 費用清算書
5. 発注書
6. 組織内規定
7. 品質保証体系図

最初は、目の前のある業務を標準化して、徐々に組織全体を俯瞰できるルールを標準類に入れました。これ以外にも必要なものは随時、標準類に含めましょう。

標準類のメリットとデメリット

●当然、メリットの方が大きいですが、メリット・デメリットを両方考えてみましょう。

標準類のメリット

●作業効率性、作業ばらつき、改善が期待できますね。

1. 担当者による業務ばらつきが低減
2. 業務改善(皆同じ標準類を使っているから気づきやすい)
3. 教育資料に活用

同じ標準類を皆で改善し、標準類を教育すれば、新人も早く、正しい仕事を覚えてくれます。

標準類のデメリット

1. 標準類作成に人と時間がかかる
2. 標準類に慣れるまでは、業務はかえって時間がかかる
3. 標準文書を作ることが業務目的になりがち

標準類は皆のためとはいえ、皆にとって使えにくいものだったりします。

皆に合わせると抽象化したり、細かくなりすぎます。それに慣れるまでに時間がかかります。

また、標準文書を作ることが業務目的になりがちになり、業務の本来の意味を理解していない若手・中堅が増加します。標準類に合わせるのに必死で、それ以上はできません。

経験上、標準類に慣れるには3年はかかります。慣れるまでは、面倒な書類ばかり作る日々で、「モノづくりしたいから入社したのに、何で毎日ムダな文書作成と修正ばかりなの？」と思うでしょう。

これが標準類のデメリットですが、そこを乗り越えると、標準類を活用して組織やチームを運用することができるようになります。

②標準類を作る理由

最初から標準類があるわけではない

●組織が若い時は、組織の成功パターンが醸成するまで四苦八苦します。
どのやり方が良いかを模索しながら業務するので、各担当者の独自の業務方法になりがちです。

標準類を作るきっかけ

●ある程度、組織が醸成してくると、担当者が同じ業務をやっていることがわかります。
●すると、ルールを作って、それに準拠した方が、業務効率が上がるとわかるので、標準類を作成するようになります。

または、将来ISO9001取得を目指すためという理由もあります。

誰が標準類を作るか

●組織共通の標準類なので、全体を見渡せる人、細部までチェックできる人などその組織で評価の高い人を選んで作った方がよいでしょう。

1. 管理職
2. 後輩や周囲の人に業務方法を伝達するのが上手な人
3. おおざっぱな性格でも全体を俯瞰できる人
4. 細部までチェックできる人

いろいろな性格のタイプを挙げましたが、いろいろなタイプを集めて作らせるとよいでしょう。

③標準類を作る方法

●標準類を作るステップがあります。標準類も成熟するまでに数年はかかるものです。

1. 目の前の業務を標準化(工程管理表、作業手順書、会議録、発注書、費用清算書)
2. 各部門の業務をルール化(組織内規定、ルール)
3. 複数の部門業務を標準化（営業、技術、品質、保守　各部門を共通化)

最初は、担当者の目の前の業務に使うものから標準化します。
次に、標準化が進んでくると、部門内のルールを整備が必要になります。
三段階目は、ISO取得で必須なので、品質保証体系図を作るようになり、各部門の共通業務を標準化していきます。

成熟した組織に配属されると、最初から品質保証体系図や規定、標準文書があります。これらが作られた背景を知らずに、標準類に慣れていく必要がありますが、最初から標準類があったわけではありません。

④標準類を更新する理由

●一度、標準類が出来たら終わりではなく、随時更新していく必要があります。主に次の３つの理由で更新が必要です。

1. 業務変更
2. 法令・規格の変更
3. 苦情トラブルの是正処置

●最初の業務変更はわかりやすいですね。ルール、やり方、文書が変わるからですね。

●法令・規格も随時更新されていきます。それまでは許可だったことが禁止になったり、その逆もあります。法令遵守の精神のもと、組織も対応していく必要があります。

●苦情・トラブルが発生した後、なぜ発生したのか？を振り返ります。トラブルの原因が作業工程によくあります。同じミスを繰り返さないために、業務方法を改善し、それを標準類に追加していく必要があります。

例えば、「他部門への引継ぎが曖昧だったため、仕様モレがあった」としたら、標準類を
・引継書を新規に作成
・引継ぐ時にレビューを必ず開催し、会議録を残す
・引継ぎ書を受領したことを受領側が明記する
などのルールが作られるでしょう。これらを標準類に追加していきます。

標準類の増加・煩雑化は簡単ですが、
標準類の圧縮・シンプル化は難しいです。
でも、是非「標準類の圧縮・シンプル化」を目指す方がよいです。

まとめ

業務に欠かせない標準類についてわかりやすく解説しました。

• ①標準類に何があるのか？
• ②標準類を作る理由
• ③標準類を作る方法
• ④標準類を更新する理由

品質管理用語

「ＱＣ工程図って何？」、「ＱＣ工程図の書き方が難しくてわからない」と困っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①ＱＣ工程図とは
• ②日常生活はＱＣ工程図ですべて表現できる
• ③ＱＣ工程図と品質保証体系図との関係

①ＱＣ工程図とは

ＱＣ工程図

厳密な定義を紹介します。難しいけど。

もう少しわかりやすく、かみ砕くと、

みんな、我流で作業されても困りますよね。

ＱＣ工程図に何を書けばいいの？

ＱＣ工程図をググって、画像を見ると、ＱＣ工程図の縦横がたくさん項目があるので、理解しにくいですね。

●作業に必要なものを挙げると、

1. 作業内容⇒何をやるの？
2. 管理項目⇒各作業のクリアー条件(どうなればＯＫなの？)
3. 点検項目⇒作業の良し悪しの決め方
4. 異常時の対応⇒もしものときの対処方法

この４つは、普通に考えたら出て来る項目ですよね。最初はこれくらいでQC工程図を作りましょう。

その熟年の複雑で難解なＱＣ工程図を最初から見るから、嫌気がさします。ですが、QC工程図はシンプルでOKです。

②日常生活はＱＣ工程図ですべて表現できる

ＱＣ工程図を習得するには、

ＱＣ工程図は日常生活を例に書くとわかりやすい

例として「夕食カレーを作る！」をＱＣ工程図に描いてみましょう。あなたも考えてみてください。

昼食が終わって、晩御飯何にしようか？何を買ってこようかと考えますよね。そろそろ子どもも学校から帰ってくるし。と

晩御飯はそろそろカレーが食べたいなあとしましょう。ではどんな作業や行動が必要ですか？

1. メニューを決める
2. 食材を購入する
3. 調理する
4. 盛りつける

の５つの流れが、頭に思い描けますよね。さらに、

「メニューを決める」決める上で、
●前回いつカレー食べたか確認
●スーパーの広告をチェック
●予算どうしよう？
など、細かく考えていきますよね。

こういうの無意識に毎日やって生きているってすごいですね。

さらに、各作業において、詳細な工程や、各作業の注意点や、作業時間も気になります。家族のお腹がすいたちょうどいい時間にカレーができていないといけませんよね。納期が決まっているようなもんです。

●以上をまとめると、下表のようなQC工程図が出来上がります。

何気ない日常ですが、こうまとめておくと次回のカレー作りがしやすくなるし、家族の他の人に作ってもらっても同じようにおいしいカレーが出来そうですね。

「作業ができる」＝「ＱＣ工程図が自分で書ける」

QC工程図が描ける条件は、理解でなく、自分で作業ができることです。

頭ではなく、体で何度も練習してその作業が一人でできることが大事です。

ＱＣ工程図はすべての作業に表現できる

夕食を作る工程図を書きましたね。次は、
●夕食後の片づけのQC工程図
●夕食後から寝るまでのQC工程図
●明日何するかのQC工程図
…

と、しつこいですが、すべての作業や生活はQC工程図に表現できます。でも、全部書くと面倒なので、頭で理解しているわけです。

●QC工程図は、他人にも同じ動きをしてほしい場合に書くか、自分が忘れないために書くかの両方があります。

③ＱＣ工程図と品質保証体系図との関係

各作業のＱＣ工程図をつなげて全体を俯瞰する

話を、夕食からモノづくりに戻します。モノづくりの現場は、まずは各作業が発生しますから、QC工程図は必ずあります。ISO認証の所は必須です。

その部門の全作業のQC工程図をまとめると、つまり、
●作業１のQC工程図
●作業2のQC工程図
・・・
●作業nのQC工程図
をつなげると、その部門の品質を作りこむ流れ図ができます。これを品質保証体系図に記載しているわけですね。

品質保証体系図は関連記事にありますので、ご確認ください。

品質保証体系図がわかる 品質保証体系図って何か？、この体系図から何を理解したらよいかわかりますか？本記事では、品質保証体系図をわかりやすく解説します。実際に作ると理解が深まります。ISO,品質管理を学ぶ方は必見です。

各作業を細かく見るとQC工程図になり、
全体を俯瞰するとその部門の品質保証体系図になります。

品質のトラブル発生は、どこかのQC工程図の一部に問題があるわけですが、それが部門全体にどう影響するかまで考える必要がありますが、それができるのは、経験からQC工程図、品質保証体系図をステップを踏んで習得しているからですね。

まずは、カレーの作り方を習得し
一日の生活をQC工程図で理解し、
家族の生活の質を管理・向上する親ってすごいし、

まずは、業務・作業を習得し
作業工程をQC工程図で理解し、
部門全体の品質を管理・向上する管理職ってすごいですね

まとめ

ＱＣ工程図についてわかりやすく解説しました。

• ①ＱＣ工程図とは
• ②日常生活はＱＣ工程図ですべて表現できる
• ③ＱＣ工程図と品質保証体系図との関係

品質管理用語

「品質保証体系図って何？」、「品質保証体系図から何を読み取ればいいの？」と疑問に思っていませんか？

こういう疑問に答えます。

本記事のテーマ

• ①品質保証体系図とは
• ②品質保証体系図を作ろう！
• ③品質保証体系が機能するための条件

品質保証体系図とは

品質保証体系図

つまり、
●営業部門はどんな業務をしたらよいか？
●設計部門はどんな業務をしたらよいか？
●製造部門はどんな業務をしたらよいか？
…
と各部門のやるべきことを決めた図です。

●品質保証体系図の具体例は下図に挙げます。

●要は、

品質保証体系図のポイント

●まずは、下の３点が細かくぎっしり定義されています。

1. 各工程の業務・作業内容
2. 各工程で担当する部門
3. 工程で必要な会議、標準類(ルールや文書)

品質保証体系図が嫌われる3つの理由

●本来は、組織活動において、最も重要な図なので、新人さんの頭に叩き込んでから業務開始としたいです。でも、できません。その理由は

実際は、組織に入って5年以上経験した中堅者以上が、読んで初めて「重要な体系図だ！」と思うものです。

品質保証体系図は業務経験で覚える

●新人や若手は、まずは先輩・上司からのOJTで一連の業務を経験しましょう。何回かサイクルを回して自分でできるようになってくると、全体のプロセスが理解できるようになります。

１つの専門を経験すれば、他分野にも展開できる

●組織の都合で異動になったり、転職で異業種に行くこともあるでしょう。しかし、どこかで１つの専門を経験しておけば、品質保証体系図はどの分野にも理解できます。

業種が違っていてもそれほど、大きく体系図は変わりませんし、変わったとしても、
・量産型か、受注型か
・BtoCか、BtoBか
・vソフトウェアかハードウェアか
くらいでしょう。

一度、１つの専門性を磨けば、どの領域にも展開できます。

品質保証体系図を作ろう！

品質保証体系図は自分で作ってみると、とても良い勉強になります。作ってみよう！

●最初から下図のような複雑な図にはなりません。

なので、
●品質保証体系図の最初は、ただの表です。
●品質保証体系図はどういう経緯で、細かい図表になるか？
を見ていきましょう。

最初はただの表

●品質保証体系図の最初は、ただの表です。

●事例として、営業部門、設計部門、製造部門、品質部門が組織にあったとします。この情報だけで品質保証体系図を作ると、おそらく下表になるはずです。

そうです！これで組織が回るなら、これも立派な品質保証体系図です!

各プロセスで要望が出て来る

上表はシンプルすぎです。なぜなら、各プロセスにおいて、部門内で閉じるからです。

●部門内に閉じる組織は、品質低下を懸念します。なぜなら、

1. セクショナリズムに陥っている可能性がある(部門間の壁が厚い)
2. リスクや情報が組織内で共有できていない可能性がある
3. 各部門で全プロセスを理解できるプロはそもそもいない

●最初は、部門内で閉じていた組織でも、徐々に顧客要求品質を満たせず、各部門が困るようになるはずです。

困ったから相談した！⇒これが部門間の連携するきっかけですね!

各部門の連携の必要性が品質保証体系図を作る

分類しただけの品質保証体系図をもう少し、肉付けします。

●では、問題です！各青枠でくくった工程では、どの部門が参加すればよいでしょうか？
・マーケティング
・受注可否判断
・仕様検討
・設計開発
・納入仕様書
・製造
・部品調達
・出荷検査
・納入
・苦情・クレーム対策

ＱＣプラネッツでは、以下のように連携が必要としました。別に他の解でもＯＫです。

●それぞれの理由を説明します。別の考えてもＯＫです。
●受注可否判断は技術がわからないと判断できないため、設計・製造部門も必要。
●仕様検討は顧客要求、技術力の両者をみないと検討できないため、営業・設計・製造部門が必要。
●製造引継を設計と製造の間に追加する。仕様のヌケモレが一番起こる場所だから。
●検査は品質部門に任せず、製造・品質で両方みる。ただし、癒着や品質不正がないよう品質は独立した立場をとること。
●苦情・クレーム対策は、顧客対応、設計・製造のフィードバックやそれを品質が指揮するので全部門とする。

以上をまとめると、下図のような品質保証体系図が出来上がります。実際の体系図に近づいてきました。

●あとは、どこまで細かく記載するかは組織にゆだれます。

③品質保証体系が機能するための条件

せっかく、頑張って作った品質保証体系図も

なので、品質保証体系が機能するための条件を考えましょう。3つ挙げます。

1. 組織トップの方針と指示
2. 各部門の連携力
3. システムより人間力

組織トップの方針と指示

●組織を良くも悪くもするのは、トップです。トップの方針と強いトップダウンが必要です。そうしないと、組織の担当者は誰も動きません。

また、指示どおり強制しても、人は動きません。人は理念や思いに共感して初めて行動します。品質を作りこむ大切さを日々トップから伝えなければなりません。

各部門の連携力

●普段から連携できる必要があります。具体的には

1. 日常会話もＯＫ。
2. 営業が行く顧客打合せに設計・製造担当を連れて行って、顧客要求を肌で感じとらせる。
3. 設計・製造現場に営業も行って、自組織の実力を理解する。
4. 営業、設計、製造、品質の部門間で人を入れ替えるなどの人事異動

システムより人間力

●品質保証体系図だけ作ってもダメで、それをうまく回すのは「人」です。

大事なのは、

品質保証体系図をみれば、その組織の実力がわかってしまう理由もここにあります。

まとめ

品質保証体系についてわかりやすく解説しました。

• ①品質保証体系図とは
• ②品質保証体系図を作ろう！
• ③品質保証体系が機能するための条件

品質管理用語