内部監査(第一者監査)の監査員のやる事がわかる
「内部監査の監査員やれって言われたけど、何をしたらよいかがわからない」、と困っていませんか？
こういう疑問に答えます。
本記事のテーマ
- ①ISO19011に準拠
- ②自組織オリジナルルールでもいい
- ③内部監査員になったら、何をすればいいの？
本記事の最も伝えたいこと
いやいや！！通常業務できれば監査できます！！
①ISO19011に準拠
ISO9001 9.2内部監査を読んだらISO19011も読むこと
と思いますよね。難しいから。
でもせっかくなので、わかりやすく解説します。
大丈夫です！ 無理とか不安がっている人ほど、監査がとてもお上手なんです。逆に変な自信家は監査させない方がよいですね。
ISO9001でおさえておくべき内容
「ISO9001 9.2内部監査」をさらっと読んで、次を確認しましょう。自分で考えてもＯＫですし、品質管理担当に質問してもいいし、QCプラネッツにお問い合わせいただいてもＯＫです！
- あなたの組織の品質マネジメントシステムをイメージできるか？
- 品質管理として組織で使っている文書、ルールを確認する
- あなたの業務フロー(あなたの組織には必ずＱＣ工程図があるはずです)
- 前年度のあなたの組織の内部監査、外部審査の結果報告書を読む
<p上の4つを確認するだけで、バッチリ！です。
●組織の品質マネジメントシステムのイメージ
関連記事、ISO9001 2015 8_1 運用の計画及び管理がわかるにも解説していますが、
横がプロセス、
縦が組織体制
マトリックスで、それぞれ品質を作りこむ仕組みですね。
品質マネジメントシステムって、こんな図やイメージでＯＫです。
●文書、ルールを確認
上司や先輩から何回も修正して書き直しさせられる面倒な文書で、
読んでも理解しづらい社内規定とかありますよね。
折角なので、よく使っているものでＯＫなので文書やルールの意味を理解しましょう。
上司や先輩達が苦労したところを、今後苦労かけないために作られた愛情ある文書やルールであるとわかります。でも何度も修正ってダルいけど
あなたが後輩たちへ指導する番や時期なのでしょう。
●あなたの業務フロー(あなたの組織には必ずＱＣ工程図があるはずです)
業務フローは慣れるまで2,3年かかり、何度も修正させられて習得したはずです。でも、誰がやっても同質の結果になるようにＱＣ工程図が規定されているはずです。そうでないと、皆我流になってしまいます。
QC工程図を見たら、暗記は不要で、内容を理解(なぜこのフローが必要なのかをツッコむこと)しましょう。説明求められても大丈夫にしておきましょう。
●前年度のあなたの組織の内部監査、外部審査の結果報告書を読む
最低限、これだけやりましょう。どんな監査やって、どんな結果なの？を見て、雰囲気を把握しましょう。まずは、報告書のモノマネから入りましょう。
ISO9001には書いていない、実務のエッセンスを解説しました。
でも、ISO9001には監査員や監査の仕方は書いていません。ISO19011に書いています。
ISO19001でおさておくべき内容
たくさん書いているわりに、何をどうやればいいのかがわかりにくいです。
でもISOは「what」しか書いていない
どないしたらいいの？ってなっちゃう！
ISOは私たちが一番知りたい「how」は書いていません。つまり、「how」はお任せで良いということですし、考えて実行しようということです。
ISO19011 ここだけ知っておいて！
２点あります。
- 何を監査するのか？(ISO19011 5.2)
- どんな人が監査員になるべきか？(ISO19011 7.22)
何を監査するのか？(ISO19011 5.2)
要求事項をシンプルにまとめると次のとおりになります。
- 外部の課題、内部の課題
- 組織のリスクと機会
- 利害関係者のニーズと機会
- 組織の一連のプロセス(営業、技術、製造など)
- 品質目標などのパフォーマンス評価(KPI、不適合など結果)
- 前回の監査結果の対応
あなたの組織の監査報告書の項目に書いている内容に近づいでしょう。監査項目は上の要求事項から来ています。
どんな人が監査員になるべきか？(ISO19011 7.22)
いっぱい書いていますが、ポイントは
- 倫理的、公正、信用、正直、誠実
- 心が広い、外交的
- 観察力がある、適応性がある
- 粘り強い、協力的である
つまり、悪意なく客観的に評価でき、被監査側と協力して、課題を抽出できる人です。高圧的で、言いくるめる人、主観的な人はNGです。
②自組織オリジナルルールでもいい
ISOに要求されていない事項は自分たちで決めてよい
自分たちで決める必要がある項目は例えば、
- 監査員資格(役職、年齢、業務経験、人柄)
- 監査員期間(設けてもいいし、設けなくてもいい)
- 監査員ランク(ISOはリーダ、監査員と分けている、それ以外でもOK)
- 監査員育成方法
など、があります。監査運営する中で、わからないこと＆ISOに書いていないことは、自分たちで決めてよいです。
ISO認証機関やコンサルからヒントを得ても良い
自分たちで決めるとなっても、意外と手間です。
●意見が合わない
●誰も決めない
からです。
外部の助言が、うまく進むことが結構あります。実務経験でよく感じます。
●外部審査と内部監査がリンクすることが多いので、外部審査する機関側からアドバイスもらうのがよいでしょう。また、彼らも売り込みに来ますから、うまく活用しましょう。
③内部監査員になったら、何をすればいいの？
先輩のモノマネでいい
最初は、内部監査に出席して、雰囲気、メモ、議事録のとり方をモノマネします。
監査リーダの質疑方法もよく見ておきましょう。基本は先輩のマネでＯＫです。反面教師的なリーダならその逆をやれば、あなたも立派な監査員になれます。
監査リーダになったら？
何回か内部監査を出席して、雰囲気をつかんで、監査リーダを依頼されたら、
もう少し気合を入れてましょう。
監査リーダがやることは、
- 事務局(品質部門)との連携
- 被監査側への事前挨拶メール
- 監査に必要な文書を事前に被監査側から受け取る
- 受け取った文書を見て、達成・未達の項目や前年度から大きく変わった点をチェック
などがあります。自分が質問しなければならなくなるので、
●相手の文書の内容
●評価基準のための社内ルールの確認
などを意識して準備するはずです。
まとめ
内部監査(第一者監査)の監査員のやる事をわかりやすく解説しました。
- ①ISO19011に準拠
- ②自組織オリジナルルールでもいい
- ③内部監査員になったら、何をすればいいの？
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