「外部から提供されるプロセス，製品及びサービスの管理って何を実際やればいいの？」、と困っていませんか？
こういう疑問に答えます。
本記事のテーマ
- ①要求事項の簡略化
- ②購買プロセスの影響は意外と大きい
- ③購買元、購買先間の交渉事だから難しい
- ④購買元、購買先間の良い関係性
①要求事項の簡略化
ISO9001要求事項
ちょっと長いですが、掲載しますね。
8.4 外部から提供されるプロセス，製品及びサービスの管理(クリックで開きます)
8.4.1 一般
組織は，外部から提供されるプロセス，製品及びサービスが，要求事項に適合していることを確実にしなければならない。 組織は，次の事項に該当する場合には，外部から提供されるプロセス，製品及びサービスに適用する管理を決定しなければならない。
a) 外部提供者からの製品及びサービスが，組織自身の製品及びサービスに組み込むことを意図したものである場合
b) 製品及びサービスが，組織に代わって，外部提供者から直接顧客に提供される場合
c) プロセス又はプロセスの一部が，組織の決定の結果として，外部提供者から提供される場合 組織は，要求事項に従ってプロセス又は製品・サービスを提供する外部提供者の能力に基づいて，外部提供者の評価，選択，パフォーマンスの監視，及び再評価を行うための基準を決定し，適用しなければならない。
組織は，これらの活動及びその評価によって生じる必要な処置について，文書化した情報を保持しなければならない。
8.4.2 管理の方式及び程度
組織は，外部から提供されるプロセス，製品及びサービスが，顧客に一貫して適合した製品及びサービスを引き渡す組織の能力に悪影響を及ぼさないことを確実にしなければならない。 組織は，次の事項を行わなければならない。
a) 外部から提供されるプロセスを組織の品質マネジメントシステムの管理下にとどめることを，確実にする。
b) 外部提供者に適用するための管理，及びそのアウトプットに適用するための管理の両方を定める。
c) 次の事項を考慮に入れる。
1) 外部から提供されるプロセス，製品及びサービスが，顧客要求事項及び適用される法令・規制要求事項を一貫して満たす組織の能力に与える潜在的な影響
2) 外部提供者によって適用される管理の有効性
d) 外部から提供されるプロセス，製品及びサービスが要求事項を満たすことを確実にするために必要な検証又はその他の活動を明確にする。
8.4.3 外部提供者に対する情報
組織は，外部提供者に伝達する前に，要求事項が妥当であることを確実にしなければならない。 組織は，次の事項に関する要求事項を，外部提供者に伝達しなければならない。
a) 提供されるプロセス，製品及びサービス
b) 次の事項についての承認
1) 製品及びサービス
2) 方法，プロセス及び設備
3) 製品及びサービスのリリース
c) 人々の力量。これには必要な適格性を含む。
d) 組織と外部提供者との相互作用
e) 組織が適用する，外部提供者のパフォーマンスの管理及び監視
f) 組織又はその顧客が外部提供者先での実施を意図している検証又は妥当性確認活動
長いし、難しいですね。わかりやすく理解するために、ポイントを部分的に取り出しましょう。
8.4 外部から提供されるプロセス，製品及びサービスの管理(簡略化)
8.4.1 一般
組織は，外部から提供されるプロセス，製品及びサービスが，要求事項に適合していることを確実にして管理する。
b) 製品及びサービスが，組織に代わって，外部提供者から直接顧客に提供される場合
c) プロセス又はプロセスの一部が，外部提供者から提供される場合
組織は，外部提供者の評価，選択，パフォーマンスの監視，及び再評価を行う基準を決定し，適用し、文書化した情報を保持する。
8.4.2 管理の方式及び程度
組織は，外部から提供されるプロセス，製品及びサービスが，顧客へ悪影響を及ぼさないことを確実にする。
a) 外部から提供されるプロセスを組織の品質マネジメントシステムの管理下に置く。
c) 顧客要求事項及び適用される法令・規制要求事項を満たす
d) 要求事項を満たすことを確実にするために必要な検証
8.4.3 外部提供者に対する情報
a) 提供されるプロセス，製品及びサービス
b) 製品及びサービス、方法、プロセスついての承認
c) 人々の力量
d) 組織と外部提供者との相互作用
e)外部提供者のパフォーマンスの管理及び監視
こう簡略すると、理解しやすいですね。
もっと端的に解説すると、
購買元、購買先の要求は異なる中、うまくQMSを監視できるか？
相手がいる話なので、交渉も必要になってきます。
②購買プロセスの影響は意外と大きい
外から購買したものはどれくらい含まれていますか？
意外と多くて、原価の半分が購買品（他社製品）など場合があります。
ねじ１本から自社製ですか？
PCのOSも自社製ですか？
事務所の空調も自社製ですか？
…
んなわけ、ないですよね。他社でよいものは購買の方が良いからですよね。
自分の領域だけ考えがちですが、
購買による他社との関係性も重要なのです！
とはいえ、利害関係が相反する相手ですから、ストレスな交渉が必要になります。
③購買元、購買先間の交渉事だから難しい
本来は、
なので、
(i)契約時の関係
(ii)経過後の関係
を見てみましょう。
契約時の関係
購買先と販売元の利害関係は逆
QCDで考えると、
●購買先⇒よりいい品質を、より安く、より早く購入したい！
●販売先⇒必要最低限の品質で、より高く、時間に余裕をもって販売したい！
と利害関係は真逆です。
購買先と販売元が売買成立する条件
購買先が、ここから上の要求レベルなら購買したい領域と
販売元が、ここまでの要求レベルまでなら対応してもいい領域が
重なる領域があれば、売買成立しますね。
互いが求める領域が重なることが前提です。
時間経過すると関係がギクシャクしてくる
時間経過すると
最初は、売買両側の関係性は良いですが、時間が経つと、
●購買先は
・この案件だけここの品質だけ良くしてくれないか？
・この案件だけ、ちょっと安くしてくれないか？
・この案件だけ、来週納期でもいい？
と「この案件だけ」と例外的にQCD要求を上げてきます。
これが定着すると、例外だったのが、当たり前の感覚になります。いつの間にか、要求レベルが上がっているし、これに気が付きません。
●一方、販売元は
・エース級の技術者が退職して、質が落ち始めている
・原料のコストが上がっている
・他社との販売が増えたから納期を長くしたい
と、要求レベルを徐々に下げていきます。
人間なので、気を抜くとレベルは下がりますよね。仕方がない！
両者の要求がそろわなくなる
時間が経過すると互いに自分の都合が良い条件にしたくなるので、両者の要求がそろわなくなります。
相手を見る前に、自分もチェックしましょう。自分をチェックすることはISO9001 8.4には書いていませんが、そうしないと交渉が進みません。
④購買元、購買先間の良い関係性
簡単な話で、両者の要求がそろう売買関係を維持すればよいのです。
外部のものを活かすことは、効率が良く、経済も回るのでとても良いことです。さらに、どんな価値が創出できるかを購買先、販売元がともに考えるかも重要です。
win-winの関係にしたもの勝ちです。
よく、両者の話合いして来い！ 第２者監査しろ！とか、購買先の上層部からの指示で動くのですが、せっかく販売元の人と話せる機会なので、さらに両社で何ができるかも考えて話するのもアリと考えましょう。
それだけではつまらない
+α何がうまれるか？
外部から提供、つまり購買プロセスでは、自他両面を配慮して、互いに良くなることを考えてISO9001 8.4の要求事項を読むと深い理解につながります。
まとめ
ISO9001 2015 8.4 外部から提供されるプロセス，製品及びサービスの管理 をわかりやすく解説しました。
- ①要求事項の簡略化
- ②購買プロセスの影響は意外と大きい
- ③購買元、購買先間の交渉事だから難しい
- ④購買元、購買先間の良い関係性
