【QC検定®3級】作業標準、作業標準書がわかる
「QC検定®３級に出て来る、作業標準、作業標準書がなぜ必要なのかがよくわからない。」、と困っていませんか？
こういう疑問に答えます。
本記事のテーマ
実際身につくまで、面倒くさいし、何度もやり直しさせられるから鬱陶しいんですよね。
「自己流で仕事させてくれよ！」と思うことが多々あるはず。
教科書で勉強するより、
実体験や実体験を想像して、標準化の大変さを理解してほしいです。
- ⓪(QC検定®3級共通)ＱＣ勉強方法がわかる
- ①作業標準、作業標準書とは
- ②作業標準を作る理由
- ③作業標準の作り方
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①ＱＣ検定®と品質管理検定®は、一般財団法人日本規格協会の登録商標です。
➁このコンテンツは、一般財団法人日本規格協会の承認や推奨、その他の検討を受けたものではありません。
➂ＱＣプラネッツは、ＱＣ検定®と品質管理検定®の商標使用許可を受けています。
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⓪(QC検定®3級共通)ＱＣ勉強方法がわかる
QCプラネッツでは、QC検定®3級受験者、および品質管理初心者の方に、馴染みにくい品質管理用語や概念をわかりやすく解説します。
QC検定®3級共通として、まず、勉強方法を読んでください。
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①作業標準、作業標準書とは
作業標準とは
●簡単に説明すると、
●担当者どおしが同じ作業をすれば、作業の効率化やスムーズな改良化が促進できる
●担当者どおしが同じ作業方法を理解しているので、アウトプットの品質改善も促進できる
大事なのは、業務のアウトプットの出来栄えが担当者によってばらばらでは困りますよね。アウトプットの品質のばらつきをおさえるために、作業標準が必要です。
標準化という「共通言語」が担当者間に行き届くと、作業効率化や改善がスムーズに進みます。
作業標準書とは
●簡単に説明すると、
●担当者に関係ない共通の文書化ができる
●顧客要求を満たせるかどうか常にチェックして作業標準書の改善がしやすい
②作業標準を作る理由
「作業標準」や「作業標準書」はとても大事！なんですけど。若い時や、新人のころは、嫌な思いでしかない苦いものです。
作業標準、作業標準書って慣れるまでは鬱陶しいもの
●人間は、本来「自由に生きたい」はずです。なのに、「毎日決められた作業や、性格に合わない細かい面倒くさい作業やチェックがたくさん」あります。なので、慣れるまで、上司や先輩に怒られたり、何度も修正して長時間残業するハメになったりしますよね。
●また、熟練者やベテランは、作業標準やルールより「自己流」で仕事がしたいはずです。仕事できる自信があるのに、作業標準どおり仕事するはダルイです。自己流の方が楽だし、楽しいからです。
が本音ですよね。
サラリーマンだから仕方がなく、頑張る人は多いですけど。
作業標準、作業標準書は最初からは無いもの
●すでに、長年同じ事業をやっている組織なら、成熟した「作業標準」や「作業標準書」があります。それらは、「組織内規定」に定められているでしょう。
でも、
手探り状態からスタート！
最初は、各担当者が自分なりに作業が完遂する方法を手探りで見つけて、アウトプットまでできるようになったら、自分なりのやり方で業務を進めていきます。
初めてやる業務なら特に、何にもやり方なんてありません。
作業標準、作業標準書が必要と考えるきっかけ
最後まで作業標準なんて要らないじゃん！
と言いたいところですが、
仕方がない標準化や文書を作ったわけです。
人は、
よっぽど、おいしい！得する以外は
自ら行動しません。
せざるを得ない状況にならないと人は行動しません。
作業標準、作業標準書が必要と考えるきっかけ
いろいろ想定できますが、
- 相手から厳しいＱＣＤを要求され、自己流では太刀打ちできなくなった
- アウトプットの質が悪いと相手から厳しく苦情が来た
- 作業が面倒くさすぎて、何とかならないかと仲間から不平不満が出た
- 担当者によって言うことがばらばら過ぎて管理できないと上司が困った
など、いろいろあります。
先輩たちの過去の失敗や苦労
成功の秘訣などの思いが標準につながっています。
でも、慣れるまでは面倒くさいので、
必要性が無ければ、作業標準化しようとならない
人間の心理も理解しましょう。
本音をしっかり拾わないと、相手に高品質な仕事をするように動かすことはできません。
本音ベースで、面倒くさい、やりたくない、鬱陶しいをどんどん言葉にしましょう。
③作業標準の作り方
いやいやでも、作業標準、作業標準書が必要と納得したとしましょう。
●成熟した組織だと、立派な作業標準や作業標準書がすでにあります。これでは、標準化手順が理解できないので、自分の目の前の業務を標準化することを考えてみましょう。
次の4ステップが例えば考えられます。
- 業務のゴール・目的・要求事項を確認
- 要求事項に満たすべき作業工程を洗い出す
- 各担当者の中で優れた方法で作業しているものを採用する
- 全員で作業標準化した場合の効果を検証
個別に解説します。
業務のゴール・目的・要求事項を確認
目的が先ですね。やみくもに作業効率化しても意味がありません。また、各自好き勝手やっていた作業を統一するので、抵抗感が半端ないです。
何を目指すか？ 何のためにひつようか？ みんな納得した上で始めましょう。
要求事項に満たすべき作業工程を洗い出す
せっかくの標準化検討なので、作業工程は最小化した方がよいです。
ありがちなのは、いろいろな場合に合わせて、個別の工程がどんどん追加されて、てんこ盛りになること。
全部の作業を統一するのは無理なので、標準的な作業に特化しましょう。個別の対応は、個別のままでよいです。
ここは、トップダウンが効くリーダーに引っ張って行ってほしいですね。
各担当者の中で優れた方法で作業しているものを採用する
標準化する前に、周囲の担当者の業務方法を見ておきましょう。
●業務をシンプルにして効率よく仕事する人
●エクセルVBAなどのプログラムを駆使して効率化している人
●電子管理システムに強い人
●細かいところまで注意してチェックできる人
など、必ず組織にはいます。
この人達の強みを活かして、良い作業を採用しましょう。理想は、全員それぞれの良さやスキルを共有することです。
全員で作業標準化した場合の効果を検証
半年か１年経過した段階で、効果を確認しましょう。
また、顧客や相手からの苦情が来たら、作業標準や作業標準書の見直しが必要になってきます。
その都度、ＰＤＣＡを回して、標準化を強固なものに成長させていきます。
大事なのは実務で作業標準の大変さやその効果を頭と体で理解することです。
ここがわかれば、実際に作業標準に迫られても、落ち着いて行動できるはずです。
まとめ
【QC検定®3級】作業標準、作業標準書をわかりやすく解説しました。
- ⓪(QC検定®3級共通)ＱＣ勉強方法がわかる
- ①作業標準、作業標準書とは
- ②作業標準を作る理由
- ③作業標準の作り方
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